Zahlungsfrist einer Rechnung: Alles, was Unternehmen wissen müssen

Was ist eine Zahlungsfrist?

Die Zahlungsfrist Rechnung oder auch das Zahlungsziel bezeichnet den Zeitraum, innerhalb dessen eine Rechnung zu begleichen ist. Sie kann entweder gesetzlich geregelt oder vertraglich vereinbart sein und wird auf der Rechnung angegeben.

Ohne Angaben gilt automatisch die gesetzliche Zahlungsfrist. Laut §286 BGB gilt eine Zahlungsfrist von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung, sofern keine andere Vereinbarung getroffen wurde. Nach Ablauf dieser Zeit tritt automatisch Zahlungsverzug ein, sofern der Schuldner nicht gezahlt hat.

Häufig finden sich auf Rechnungen aber auch andere Zahlungsfristen. Hier stellt sich dann beispielsweise die Frage: Sind 7 Tage Zahlungsziel zulässig? Die Antwort ist Ja. Denn Unternehmen können individuell kürzere oder längere Fristen festlegen (z. B. 7, 14 oder 60 Tage), solange beide Parteien einverstanden sind. 

Welche Zahlungsfristen sind in Deutschland zulässig?

Die gesetzliche Zahlungsfrist bei Rechnungen von 30 Tagen gilt grundsätzlich sowohl für  Privatpersonen als auch für Unternehmen. Allerdings gibt es im B2B-Bereich deutlich mehr Flexibilität, da Unternehmen die Möglichkeit haben, ihren Geschäftspartner*innen individuelle Zahlungsziele zu geben.

Wann ist die Zahlungsfrist für Rechnungen?

Der Beginn der Zahlungsfrist hängt auch von der Art der Rechnung ab. Bei Dienstleistungen oder digitalen Produkten beginnt die Frist mit dem Erhalt der Rechnung. Bei Warenlieferungen mit dem Erhalt der Ware. Wird die Rechnung per Post versandt, sollte die Zustelldauer beim Datum der Zahlungserinnerung berücksichtigt werden. Bei Rechnungsversand per E-Mail fallen Rechnungsdatum und Rechnungserhalt in der Regel auf den gleichen Tag.

Ohne eine spezifische Vereinbarung gilt in Deutschland die gesetzliche Frist von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung. Nach Ablauf dieser Zeit tritt automatisch Zahlungsverzug ein, wenn die Rechnung nicht beglichen wurde. Auch wenn auf der Rechnung die Formulierung “Sofort zahlbar” steht, beginnt der Zahlungsverzug erst nach der vom Gesetzgeber festgelegten 30 Tagen.

Nach den Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuches (§ 193 BGB) endet die Zahlungsfrist mit Ablauf des letzten Tages. Fällt das Ende der Frist jedoch auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verlängert sich die Frist automatisch bis zum nächsten Werktag.

Zahlungsfristen gesetzlich für Privatpersonen (B2C)

• Verbraucher*innen müssen eine Rechnung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt begleichen, sofern keine kürzere Frist angegeben ist.
• Der Gläubiger muss den Schuldner ausdrücklich auf diese Frist hinweisen. Fehlt dieser Hinweis, tritt der Zahlungsverzug erst mit einer Mahnung ein.
• Ratenzahlungen oder längere Fristen sind möglich, müssen aber gesondert vereinbart werden.

Zahlungsfristen im Geschäftsverkehr (B2B)

• Im B2B-Bereich sind individuelle Vereinbarungen üblich, da Unternehmen unterschiedliche Liquiditätsbedürfnisse haben.
• Neben der Standardfrist von 30 Tagen netto gibt es häufig folgende Zahlungsfristen:
  • 7 oder 14 Tage Zahlungsziel: Kürzere Fristen, die vor allem bei wiederkehrenden Kunden oder kleineren Beträgen genutzt werden.
  • 60 oder 90 Tage Zahlungsziel: Längere Fristen, die häufig bei Großaufträgen oder internationalen Transaktionen vereinbart werden.
  • „Zahlungsfrist Rechnung sofort fällig“ oder „zahlbar sofort nach Erhalt“: Vor allem bei neuen Geschäftspartnern oder hohen Ausfallrisiken setzen Unternehmen auf das Zahlungsziel sofort.

Unterschiede zwischen B2B und B2C bei Zahlungsfristen

• Unternehmen haben mehr Vertragsfreiheit und können individuelle und effektive Zahlungsbedingungen aushandeln.
• Im B2B-Geschäft tritt der Zahlungsverzug automatisch nach 30 Tagen ein, während Verbraucher:innen erst nach einer Mahnung in Verzug geraten.
• Während Verbraucher*innen gesetzlich vor unangemessen langen Zahlungsfristen geschützt sind, können Unternehmen untereinander auch längere Zahlungsziele vereinbaren.

Unternehmen sollten immer darauf achten, dass Zahlungsfristen deutlich auf der Rechnung angegeben werden, um Missverständnisse zu vermeiden und Zahlungsausfälle zu verringern. 

Was passiert, wenn eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt wird?

Zahlungsverzögerungen sind im Geschäftsverkehr keine Seltenheit. Vor allem im B2B-Bereich werden Rechnungen im durchschnittlich 12 Tage zu spät bezahlt. Dies stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen, da sich verspätete Zahlungen direkt auf die Liquidität und den Cashflow auswirken. Laut einer Studie von Atradius werden 57 % aller B2B-Rechnungen mit Zahlungsverzug beglichen, wobei die Forderungsausfälle von 8 % auf 10 % gestiegen sind.

Was passiert, wenn man eine Rechnung nach 14 Tagen nicht bezahlt?

Ob nach 14 Tagen bereits ein Zahlungsverzug vorliegt, hängt von der vereinbarten Zahlungsfrist für Rechnungen ab. Bei einer 14-Tage–Frist gerät der Schuldner nach Ablauf automatisch in Verzug, wenn auf der Rechnung dieses Fälligkeitsdatum angegeben ist. Ohne festgelegte Zahlungsfrist tritt der gesetzliche Zahlungsverzug erst 30 Tage nach Rechnungsstellung oder Erhalt der Ware ein.

Welche rechtlichen Folgen hat ein Zahlungsverzug?

Wenn ein Kunde die Rechnung nicht zahlt, haben Unternehmen folgende Möglichkeiten:

1. Zahlungserinnerung senden: Eine erste Erinnerung sollte freundlich formuliert sein, um die Geschäftsbeziehung nicht unnötig zu belasten.
2. Mahnverfahren einleiten: Nach der ersten Mahnung können weitere Mahnungen mit klaren Fristen und möglichen Konsequenzen folgen.
3. Verzugszinsen berechnen: Unternehmen können Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz verlangen.
4. Inkasso oder rechtliche Schritte einleiten: Bleibt die Zahlung weiter aus, kann ein Inkassounternehmen beauftragt oder ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden.

Eine effiziente Rechnungsabwicklung und automatisierte Zahlungserinnerungen helfen, verspätete Zahlungen zu reduzieren und die eigene Liquidität zu sichern.

Wie Unternehmen pünktliche Zahlungen fördern können

Viele Zahlungsverzögerungen entstehen nicht aus böser Absicht, sondern weil das Zahlungsziel für die Kund*innen nicht eindeutig ist oder andere Rechnungen priorisiert werden. Unternehmen können verschiedene Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Rechnungen pünktlich beglichen werden.

Klare und eindeutige Zahlungsfristen setzen

Eine der wichtigsten Maßnahmen ist, die klare Angabe der Zahlungsfrist  auf der Rechnung. Ohne Angabe gilt zwar die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen, aber das ist  vielen Kund*innen nicht bewusst. Fehlt eine konkrete Angabe, wird das Zahlungsziel oft nicht ernst genommen. Unternehmen sollten daher eine konkrete Frist festlegen (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“) und gut sichtbar auf der Rechnung platzieren. So behalten beide Parteien den Überblick über die Fristen.

Anreize für frühzeitige Zahlungen bieten

Ein bewährtes Beispiel, um Kunden zum schnelleren Bezahlen zu motivieren, ist die Gewährung von Skonto. Beispielsweise können Unternehmen bei Zahlung  innerhalb von 7 Tagen einen Rabatt von 2 % gewähren. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Rechnungen fristgerecht beglichen werden, da der Kunde einen finanziellen Vorteil erhält. 

Flexible Zahlungsmöglichkeiten anbieten

Nicht alle Kund*innen können Rechnungen innerhalb einer kurzen Frist begleichen. Unternehmen, die flexible Zahlungsmodelle wie Ratenzahlung oder Buy Now, Pay Later (BNPL) anbieten, ermöglichen ihren Kund*innen eine bessere Planung der Zahlungen. Dies reduziert das Risiko verspäteter Zahlungen und stärkt die Geschäftsbeziehung.

Durch die Einführung von Buy Now, Pay Later-Lösungen konnte das Unternehmen Gebrüder Schulte GmbH einen Anstieg von 20 Prozent bei Bestellungen auf Rechnung verzeichnen. Christian Janhsen, Head of E-Commerce der Gebrüder Schulte GmbH, begrüßt vor allem die schnelleren Geschäftsabschlüsse: “Wir freuen uns, dass sowohl unsere Kunden über die neue Zahlungsoption glücklich sind, als auch unser Serviceteam, das dank der Zahlungsoption auf Rechnung mehr Geschäfte schneller abschließen kann.”