Information nach Art. 13 und Art. 14 Datenschutzgrundverordnung und Art. 19 Schweizer Datenschutzgesetz für Händler

Diese Datenschutzhinweise erläutern, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und verwenden. Für unsere Händler aus der EU bzw. dem EWR gelten die Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Für unsere Händler aus der Schweiz gelten die Regelungen aus dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (DSG).

Für wen diese Datenschutzhinweise gelten

Unsere Dienstleistungen richten sich an Unternehmen. Diese Datenschutzhinweise richten sich an die natürlichen Personen hinter den Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, sowie hinter den Unternehmen, die wir als potenzielle Händler ansprechen. Sie gelten für Geschäftsführer, gesetzliche Vertreter, wirtschaftlich Berechtigte, Zeichnungsberechtigte sowie für die kaufmännischen, technischen, finanziellen und unterstützenden Ansprechpartner, mit denen wir zu tun haben. Wir verarbeiten deren Daten, soweit sie in ihrer beruflichen oder geschäftlichen Eigenschaft handeln.

Ist ein Händler eine juristische Person, so ist das Unternehmen selbst keine betroffene Person. Personenbezogene Daten sind in diesem Fall nur die Daten über die natürlichen Personen hinter dem Unternehmen. Handelt ein Händler als Einzelunternehmer, so sind auch die Unternehmensdaten personenbezogene Daten.

Für Käufer, die Mondu als Zahlungsart im Checkout eines Händlers nutzen, gelten gesonderte Datenschutzhinweise, die unter https://www.mondu.ai/de/gdpr-notification-for-buyers/ abrufbar sind.

Verantwortliche Stelle

Mondu GmbH (Unter den Linden 16, 10117 Berlin, Deutschland) ist eigenständiger Verantwortlicher für den Plattform-Dienstleistungsvertrag und die Geschäftsbeziehung. Dies umfasst das Onboarding von Händlern, die technische Integration und die Kontoverwaltung, die Bonitätsprüfung, die geschäftliche Korrespondenz und den Support sowie die Händlerakquise und das Marketing.

Mondu Financial Services B.V. (Herengracht 168, 1016 BP Amsterdam, Niederlande) ist ein E-Geld-Institut und wird von De Nederlandsche Bank beaufsichtigt. Sie ist eigenständiger Verantwortlicher für Zahlungsdienstleistungen, für die Abrechnung und Rechnungsstellung gegenüber Händlern sowie für die Kundenprüfung (Customer Due Diligence), die Verifikation von Identität und wirtschaftlich Berechtigten, das Screening und die laufende Überwachung, zu denen sie nach den Vorschriften zur Geldwäscheprävention verpflichtet ist.

Die beiden Gesellschaften geben Ihre Daten untereinander weiter, soweit ein Zweck dies erfordert. Die Mondu GmbH führt die Prüfungen zur Geldwäscheprävention als Auftragsverarbeiterin der Mondu Financial Services B.V. und nach deren Weisung durch.

Sie können uns unter contact@mondu.ai kontaktieren. Wir werden Ihre Anfrage mit dem zuständigen Verantwortlichen koordinieren.

Daten, die wir verarbeiten

a) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG für Händler in der Schweiz)

Wir erheben die personenbezogenen Daten, die für die Vorbereitung und Durchführung des Plattform-Dienstleistungsvertrages und für die Kommunikation mit Ihnen über unsere Dienste erforderlich sind. Dazu zählen neben Ihren Firmendaten und Ihrer Eigentümerstruktur auch Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Geburtsort und Steueridentifikationsnummer Ihrer Geschäftsleitung und Ihrer Eigentümer. Ohne diese Daten können wir den Vertrag nicht schließen.

Wir verarbeiten die Kontakt- und Kontodaten Ihrer technischen Mitarbeiter, um Zugangsdaten bereitzustellen, Ihre Integration in unseren Checkout zu unterstützen und Ihr Konto zu aktivieren. Wir verarbeiten Rechnungskontaktdaten und Konteninformationen, um Rechnungen für unsere Plattformdienste zu stellen und einzuziehen. Wir bewahren abgeschlossene Verträge, Vertragsunterlagen und die Aufzeichnungen unserer geschäftlichen Korrespondenz mit Ihnen auf, einschließlich Support-Kontakten sowie etwaiger Streitigkeiten oder Beschwerden.

b) Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 31 Abs. 1 DSG für Händler in der Schweiz)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von Mondu. Dazu zählen die Bearbeitung Ihrer Anfragen sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.

Bevor wir den Plattform-Dienstleistungsvertrag schließen, prüfen wir die Bonität und das Ausfallrisiko Ihres Unternehmens. Unser Interesse besteht in der Vermeidung von Kreditausfällen und in einer verantwortungsvollen Kreditvergabe. Hierzu können wir eine Auskunftei oder einen Wirtschaftsinformationsdienst konsultieren und dabei Ihre Firmendaten zusammen mit den Kontaktdaten einer vertretungsberechtigten Person verwenden.

Wir identifizieren und kontaktieren potenzielle Händler. Unser Interesse besteht im Ausbau unseres Händlernetzes und darin, die Unternehmen zu erreichen, zu denen unsere Dienste passen. Wir nutzen berufliche Kontaktdaten, die wir über öffentliche berufliche Plattformen sowie über Anbieter von Kontaktdaten und Lead-Generierung erhalten. Wir nehmen per E-Mail und per Telefon Kontakt auf. Zu den von uns eingesetzten Werkzeugen gehört eine KI-gestützte Sales-Engagement-Plattform, die potenzielle Händler zudem bewertet und segmentiert. Den Kontaktverlauf und den Fortschritt jeder Beziehung zu einem potenziellen und bestehenden Händler erfassen wir in unserem Customer-Relationship-Management-System.

Wir zeichnen Vertriebsgespräche mit Vertretern potenzieller und bestehender Händler auf, transkribieren sie und analysieren sie für Vertriebscoaching, Leistungsbeurteilung und Deal-Review. Wir weisen Sie vor Beginn der Aufzeichnung darauf hin, dass das Gespräch aufgezeichnet wird.

Wir verwenden Ihre E-Mail-Adresse, um Werbung für Mondus eigene ähnliche Produkte oder Dienstleistungen zu versenden. Sie können dieser Nutzung jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Unsere Mitarbeiter nutzen generative KI-Werkzeuge in ihrer täglichen Arbeit, bspw. zum Erstellen, Zusammenfassen, Analysieren oder Übersetzen. Soweit ein Dokument oder eine Nachricht mit Ihren Daten auf diese Weise bearbeitet wird, stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an einem effizienten Geschäftsbetrieb.

c) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 31 Abs. 1 DSG für Händler in der Schweiz)

Wenn Sie uns Ihre Einwilligung hierzu erteilt haben, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten sowie Daten zu Ihrer Position im Unternehmen für Werbung, unter anderem um Ihnen für Sie relevante Werbung per E-Mail oder Telefon zuzusenden oder für Werbekampagnen auf sozialen Medien.

d) Zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO bzw. Art. 31 Abs. 1 DSG für Händler in der Schweiz)

Wir verarbeiten Identifikations- und Eigentumsinformationen zu Ihrer Geschäftsleitung und Ihren wirtschaftlich Berechtigten. Dazu zählen deren Identifikations- und Kontaktdaten, Geburtsdatum und Geburtsort, Steueridentifikationsnummer, Ausweisdokumente sowie Informationen zu Eigentums- und Kontrollverhältnissen. Wir verarbeiten sie zur Erfüllung von Pflichten nach den anwendbaren Finanzdienstleistungs- und Geldwäschevorschriften, insbesondere nach dem niederländischen Gesetz zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, Wwft). Diese Pflichten umfassen die Kundenprüfung (Customer Due Diligence), das Sanktions- und PEP-Screening, die laufende Überwachung, die Aufbewahrung von Aufzeichnungen sowie die Meldung an die zuständigen Behörden.

Ausweisdokumente und Informationen zu Eigentumsverhältnissen verifizieren wir mit Unterstützung eines spezialisierten Dienstleisters für Identitätsprüfungen.

Wir überprüfen vertretungsberechtigte Personen und wirtschaftlich Berechtigte während der gesamten Geschäftsbeziehung in regelmäßigen Abständen erneut und überwachen Änderungen der Eigentümerstruktur sowie sanktionsbezogene Risiken. Die erneute Überprüfung erfolgt risikobasiert und kann auch durch eine Änderung Ihres Profils oder Ihrer Eigentumsverhältnisse ausgelöst werden.

Wir verarbeiten Korrespondenz- und Identitätsdaten, um Anträge auf Ausübung von Datenschutzrechten zu empfangen, zu prüfen und zu beantworten.

Wenn Sie die für diese Prüfungen erforderlichen Daten nicht bereitstellen, können wir die Geschäftsbeziehung ggf. nicht begründen oder nicht fortführen.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine Entscheidungen über Sie, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Die Bonitätsprüfung nimmt eine natürliche Person vor. Die für Zwecke der Geldwäscheprävention erforderlichen Identitäts- und Dokumentenprüfungen laufen automatisiert ab. Deren Ergebnis prüft eine natürliche Person, bevor eine Entscheidung über Ihre Geschäftsbeziehung getroffen wird.

Quellen der Daten

Die meisten Daten, die wir über Sie speichern, stammen von Ihnen oder von Ihren Kolleginnen und Kollegen beim Händler. Darüber hinaus erhalten wir personenbezogene Daten aus folgenden Quellen:

• Auskunfteien und Wirtschaftsinformationsdienste, die Informationen zur finanziellen Lage und zum Zahlungsverhalten Ihres Unternehmens bereitstellen.
• Anbieter von Kontaktdaten und Lead-Generierung, öffentliche berufliche Plattformen und Firmenverzeichnisse, die die beruflichen Kontaktdaten von Vertretern potenzieller Händler bereitstellen.
• Öffentliche Handelsregister und Register wirtschaftlich Berechtigter, die Informationen zu Eigentums- und Kontrollverhältnissen bereitstellen.
• Öffentlich zugängliche Sanktionslisten, Datenbanken zu politisch exponierten Personen und Quellen negativer Medienberichterstattung, die wir für unsere Screening-Prüfungen nutzen.
• Unser Dienstleister für Identitätsprüfungen, der die Ergebnisse von Dokumenten- und Identitätsprüfungen bereitstellt.

Datenlöschung

Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existiert, werden die Daten gelöscht, sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich, bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist. Die Dauer der Speicherung richtet sich dabei unter anderem nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung, dem Handelsgesetzbuch, dem niederländischen Allgemeinen Steuergesetz (Algemene wet inzake rijksbelastingen) und den anwendbaren Vorschriften zur Geldwäscheprävention.

Empfänger Ihrer Daten

Wir geben Ihre Daten in dem für die Erbringung unserer Dienstleistungen und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlichen Umfang an die folgenden Empfänger weiter:

• Finanzinstitute und Versicherer, die die Finanzierung oder die Risikoabdeckung unterstützen.
• Partner für Zahlungsdienstleistungen und Verwahrstellen.
• Anbieter von Cloud-Hosting und Infrastruktur.
• Plattformen für Customer Relationship Management, Sales Engagement und Marketing.
• Anbieter für Kundensupport sowie für den Versand von E-Mails und Nachrichten.
• Anbieter für Identitätsprüfung, KYC, Geldwäscheprävention und Sanktions-Screening.
• Anbieter für Vertragsmanagement, elektronische Signatur, Dokumentenarchivierung und sichere Vernichtung.
• Anbieter generativer KI, die unsere Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit unterstützen.
• Berufliche Berater wie Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte.
• Zuständige Behörden, soweit wir zur Meldung oder Offenlegung verpflichtet sind.

Dienstleister handeln als Auftragsverarbeiter nach unserer Weisung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages. Soweit ein Empfänger die Zwecke seiner Verarbeitung selbst bestimmt, handelt er als eigenständiger Verantwortlicher auf Grundlage seiner eigenen Datenschutzhinweise.

Auskunfteien

Wir beziehen Wirtschafts- und Risikoinformationen über Ihr Unternehmen von Dun and Bradstreet B.V. (Niederlande). Zur Einholung einer Auskunft übermitteln wir die Kennzeichen, die zur Identifizierung Ihres Unternehmens erforderlich sind, sowie, soweit erforderlich, den Namen und die geschäftlichen Kontaktdaten einer vertretungsberechtigten Person. Dun and Bradstreet handelt als eigenständiger Verantwortlicher. Weitere Informationen und Ihre Rechte finden Sie hier.

KI-gestützte Vertriebsansprache

Wir nutzen Artisan AI, Inc. (San Francisco, USA), um ausgehende E-Mail-Kommunikation an Vertreter potenzieller Händler zu erstellen, zu sequenzieren und zu versenden. Die Plattform bewertet und segmentiert diese potenziellen Händler zudem für die weitere Ansprache. Dies stellt ein Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO dar. Artisan ist unser Auftragsverarbeiter. Artisan verfügt über keine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework. Die Übermittlungen in die USA stützen sich daher auf von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln.

ID-Verifikation

Wir nutzen einen Dienstleister für Identitätsprüfungen, um die nach den Vorschriften zur Geldwäscheprävention erforderlichen Identitäts- und Dokumentenprüfungen durchzuführen. Dabei wird eine Kopie Ihres Ausweisdokuments und, soweit anwendbar, ein Gesichtsbild verarbeitet, das mittels automatisierter Verfahren mit diesem Dokument abgeglichen wird. Der Abgleich eines Gesichtsbilds mit einem Ausweisdokument erzeugt biometrische Daten. Diese Daten verarbeiten wir auf der Grundlage eines erheblichen öffentlichen Interesses gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO in Verbindung mit unseren Pflichten nach dem Wwft. Biometrische Daten werden nicht länger aufbewahrt, als dies für den Abschluss der Verifizierung erforderlich ist.

Generative KI-Werkzeuge

Die generativen KI-Werkzeuge, die unsere Mitarbeiter nutzen, sind Gemini, bereitgestellt von Google Cloud Emea Ltd., und Claude, bereitgestellt von Anthropic Ireland, Limited. Beide handeln als Auftragsverarbeiter nach unserer Weisung und dürfen Ihre Daten nicht zum Training ihrer Modelle nutzen. Beide verarbeiten die Daten in den USA. Die Übermittlung an Google stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework. Die Übermittlung an Anthropic stützt sich auf von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln.

Internationale Datenübermittlungen

Einige Empfänger verarbeiten Daten außerhalb der Europäischen Union und der Schweiz. Mehrere der Plattformen, die wir für Customer Relationship Management, Sales Engagement und Kundensupport nutzen, haben ihren Sitz in den USA. Soweit Daten die Europäische Union oder die Schweiz verlassen, stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, für Daten aus der Schweiz auf die Anerkennung durch den Schweizerischen Bundesrat oder auf Standardvertragsklauseln, ggf. mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln können Sie unter dataprotection@mondu.ai anfordern.

Ihre Datenschutzrechte

Sie haben die folgenden Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• Auskunft: Sie können Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie speichern, und eine Kopie dieser Daten erhalten.

• Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten und die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

• Löschung: Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen. Voraussetzung ist das Vorliegen eines legitimen Grundes. Zudem dürfen keine Vorschriften bestehen, die uns zur Aufbewahrung der Daten verpflichten.

• Einschränkung der Verarbeitung: Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen. Voraussetzung ist das Vorliegen eines legitimen Grundes.

• Datenübertragbarkeit: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder die Übermittlung dieser Daten an einen Dritten verlangen.

• Widerruf der Einwilligung: Soweit wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie diese jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen. Die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig.

• Widerspruch: Sie können der Verarbeitung, die wir auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen vornehmen, aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Ihr Recht auf Widerspruch gegen Direktwerbung ist unbeschränkt, gilt jederzeit und erfasst auch ein damit verbundenes Profiling. Widersprechen Sie, stellen wir die Nutzung Ihrer Daten für diesen Zweck über alle Kanäle ein. Sie können widersprechen, indem Sie eine E-Mail an unsubscribe@mondu.ai senden, den Abmeldelink in einer Werbe-E-Mail nutzen oder uns dies in einem Telefongespräch mitteilen.

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Für die Mondu GmbH ist dies die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Für die Mondu Financial Services B.V. ist dies die niederländische Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens). Händler in der Schweiz können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

Unser Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gerne für Auskünfte zum Thema Datenschutz unter folgenden Kontaktdaten zur Verfügung:

Name: Jan Hagen Dip AML, CDPO, F.I.C.A
E-Mail: dataprotection@mondu.ai
Adresse: Mondu Financial Services B.V., z. Hd. Jan Hagen, Herengracht 168, 1016 BP Amsterdam, Niederlande