Wist u dat in Nederland in 2024 29% van de totale waarde van facturen te laat werd betaald?
Maar wat moet u doen als een klant de factuur niet betaalt? Late betaling is een veel voorkomend probleem waarmee bedrijven voor aanzienlijke uitdagingen komen te staan. Openstaande facturen hebben een negatieve impact op de cashflow, veroorzaken extra kosten en kunnen zakelijke relaties belasten.
Aanzienlijke uitdagingen als klanten de factuur niet betalen
- Liquiditeitsproblemen: onbetaalde of te laat betaalde facturen leiden tot financiële problemen die de huidige bedrijfsvoering in gevaar kunnen brengen.
- Tijd en kosten: het aanmaningsproces en eventuele juridische stappen vereisen aanzienlijke middelen.
- Klantrelaties: onprofessioneel debiteurenbeheer kan de relatie met belangrijke zakenpartners belasten.
Toch zijn er oplossingen, zowel op korte termijn om openstaande vorderingen te innen als op lange termijn om dergelijke problemen te voorkomen. Meer informatie over wat u moet doen als een klant niet betaalt en hoe u uzelf kunt beschermen met effectieve preventiestrategieën vindt u terug in dit artikel.
Inhoudsopgave
- Wat is late betaling?
- Wat moet u doen als een klant de factuur niet betaalt?
- Waarom betalen klanten facturen niet?
- Welke maatregelen zijn er bij late betaling?
- Wanbetalingen voorkomen: preventiestrategieën voor uw bedrijf
Mondu ondersteunt u met flexibele Buy Now, Pay Later-oplossingen
Wat is late betaling?
Late betaling betekent dat een klant de factuur niet binnen de overeengekomen betalingstermijn betaalt. In Nederland is de standaard betalingstermijn 30 dagen, maar er geldt een maximale betalingstermijn van 60 dagen voor bedrijven volgens de Europese richtlijn voor bestrijding van betalingsachterstand in het zakelijk verkeer.
Afwijkende betalingstermijnen worden of vastgelegd in het contract en/of vermeld op de factuur.
Klanten tijdig laten betalen is de grootste uitdaging in de financiële administratie en 90% van de kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) heeft te maken met betalingsachterstanden.
Wat moet u doen als de klant niet betaalt, maar er geen termijn op de factuur staat vermeld? Dan gaat de late betaling in, zodra de klant een aanmaning heeft ontvangen. Dit is een voorwaarde voor alle verdere stappen in een eventuele aanmaningsprocedure. In plaats van een algemene formulering op de factuur zoals ‘We verzoeken de factuur op tijd te betalen.’, is het beter een concrete termijn vast te stellen.
Late betalingen kunnen verschillende vormen aannemen: van geringe vertragingen tot langdurig uitblijvende betalingen. Vooral in de B2B-sector, waar hoge factuurbedragen en complexe zakelijke relaties aan de orde van de dag zijn, kan dit leiden tot flinke uitdagingen.
Een late betaling leidt niet alleen tot liquiditeitsproblemen, waar 35% van alle bedrijven mee te maken heeft, maar ook tot hogere administratieve kosten. Bedrijven moeten middelen besteden aan het opvolgen van betalingen, het schrijven en versturen van aanmaningen en mogelijkerwijs geld voor een incassobureau of een advocaat uitgeven.
Onbetaalde facturen kunnen de financiële stabiliteit in gevaar brengen en zakelijke relaties belasten, aangezien vertrouwen en betrouwbaarheid in B2B-relaties de basis vormen van samenwerking. Om deze risico’s te minimaliseren, is het essentieel om betalingstermijnen duidelijk te communiceren en een effectief preventieplan te implementeren.
Wat moet u doen als een klant de factuur niet betaalt?
Als een klant de factuur niet betaalt, is het belangrijk om snel, gestructureerd en professioneel te werk te gaan. Veel bedrijven vragen zich af hoe ze betaling van openstaande facturen kunnen eisen? En hoe de relatie met klanten niet in gevaar komt. Dit zijn de eerste stappen die u moet nemen:
Contact opnemen
Ga in gesprek met uw klanten, voordat u verdere maatregelen neemt. Vaak zijn er misverstanden of administratieve fouten die snel opgelost kunnen worden. Voordat u overgaat tot andere mogelijkheden, is in gesprek gaan de eerste stap.
Betalingsherinnering sturen
Wordt de factuur niet betaald ook al heeft u contact opgenomen? Als de klant nog steeds niet betaalt, stuurt u een schriftelijke betalingsherinnering. Deze moet op een vriendelijke manier zijn geformuleerd en de informatie over de factuurgegevens en een nieuwe betalingstermijn bevatten. Vooral wanneer de klant per ongeluk niet heeft betaald, is een betalingsherinnering een belangrijke maatregel ter verduidelijking.
Aanmaning versturen
Als de betalingsherinnering ook onbeantwoord blijft, is de volgende stap het versturen van een aanmaning. Verwijst u daarin duidelijk naar de originele factuur en stel een bindende termijn vast. Zorgt u ervoor dat de aanmaning alle juridische relevante inhoud bevat. Een belastingadviseur kan helpen bij het opstellen van de juiste formuleringen. In een typisch procedure volgt nog een tweede aanmaning, zodat u in totaal drie brieven naar de in gebreke blijvende klant verstuurt.
Juridische stappen overwegen
Als de klant ook na de aanmaning niet betaalt, kunt u een juridisch aanmaningsprocedure starten. Dit is een formele manier om uw aanspraken te doen gelden zonder meteen een advocaat in te schakelen.
Tip: Leg alle correspondentie schriftelijk vast en documenteer elke stap zorgvuldig. Dit vergemakkelijkt eventuele juridische stappen en verhoogt uw kans op succes.
Waarom betalen klanten facturen niet?
De redenen voor late betaling kunnen talrijk zijn. Vaak kunnen deze ook zonder een juridische aanmaningsprocedure worden verklaard.
Financiële problemen
Een veelvoorkomende reden is dat de klant financieel niet in staat is om de factuur te betalen. Dit kan worden veroorzaakt door onverwachte uitgaven, slechte liquiditeitsplanning of economische moeilijkheden. De gespannen economische situatie wordt ook weerspiegeld in de betalingsmoraal. Een aangepast betalingsplan kan in dit geval een oplossing zijn.
Ontevredenheid over de prestaties
Klanten willen niet betalen, omdat ze ontevreden zijn over de geleverde goederen of diensten. Het niet betalen van de factuur of het uitstellen van de betaling is in deze gevallen een typische procedure van debiteuren. Als klanten veel vragen stellen voordat ze het bedrag betalen, kan dit een teken zijn dat er behoefte is aan verduidelijking.
Administratieve fouten
Soms ontstaan er vertragingen door organisatorische problemen, zoals een niet-ontvangen of onjuiste factuur. Bij een onjuiste factuur dient de klant schriftelijk bezwaar te maken tegen een factuur. Interne goedkeuringsprocessen bij klanten kunnen de betalingstermijn ook overschrijden.
Vergeetachtigheid of nalatigheid
Sommige facturen worden niet betaald uit nalatigheid of omdat de klant de factuur is vergeten. Een aanmaning of een bericht met vervaldatum helpt hier vaak bij.
Tip: Een duidelijke communicatie, kredietwaardigheidscontroles en goed gestructureerde betalingsprocessen kunnen veel van deze oorzaken vooraf minimaliseren.
Welke maatregelen zijn er bij late betaling?
Als klanten hun rekeningen niet betalen, staan er voor u verschillende maatregelen ter beschikking, om uw aanspraken te doen gelden en eventuele verliezen te minimaliseren. Deze stappen variëren van het berekenen van vertragingsrente tot juridische procedures.
Vertragingsrente berekenen
Zodra een betaling te laat is, heeft u het recht om vertragingsrente te vorderen over het openstaande bedrag. Voor zakelijke klanten is het wettelijke rentepercentage 10,15% en voor consumenten is het wettelijke percentage 6%. Vertragingsrente is een effectief middel om de kosten van late betalingen ten minste gedeeltelijk te compenseren.
Schadevergoeding eisen
Als er door te late betaling extra kosten ontstaan, bijvoorbeeld voor aanmaningen of externe dienstverleners, dan kunt u deze in overeenstemming met artikel 119 van het Burgerlijk Wetboek als schadevergoeding eisen. Daarnaast heeft u het recht om bij een late betaling een standaardvergoeding van € 40 te eisen als schadevergoeding van zakelijke klanten.
Aanmaningsprocedures starten
Als de klant de factuur nog steeds niet betaalt, kunt u een gerechtelijke aanmaningsprocedure starten. Deze procedure stelt u in staat om uw vordering formeel aan te melden zonder onmiddellijk een gerechtelijke procedure aan te spannen. Een executiebevel kan worden aangevraagd als de debiteur niet op de aanmaning reageert. Dit is een belangrijke stap voordat u uitgebreide juridische maatregelen onderneemt en mogelijkerwijs voor de rechter komt te staan.
Samenwerken met externe dienstverleners
Voor bijzonder hardnekkige zaken kunt u als schuldeiser een incassobureau of een gespecialiseerde advocaat inschakelen. Deze nemen het vorderingenbeheer over en verhogen de druk op de debiteur.
Interne processen optimaliseren
Om in de toekomst beter op late betalingen te kunnen reageren, kunt u uw interne processen herzien en optimaliseren. Geautomatiseerde aanmaningsprocedures en een duidelijke communicatie van betalingsvoorwaarden vergemakkelijken het vroegtijdig herkennen en oplossen van betalingsproblemen.
Het uitbesteden van kredietwaardigheidscontroles en het overdragen van wanbetalingen kunnen er preventief voor zorgen het risico op wanbetalingen te minimaliseren.
Wanbetalingen voorkomen: preventiestrategieën voor uw bedrijf
Wanbetalingen kunnen niet volledig worden uitgesloten, maar er zijn effectieve strategieën om het risico aanzienlijk te verminderen. Een proactieve aanpak kan niet alleen uw liquiditeit veiligstellen, maar ook waardevolle zakelijke relaties beschermen.
Kredietwaardigheidscontrole voor contractafsluiting
Het controleren van de kredietwaardigheid van potentiële zakelijke klanten is een belangrijke maatregel om risico’s vroegtijdig te herkennen. Een kredietwaardigheidscontrole laat zien of uw klanten in staat zijn om rekeningen op tijd te betalen en helpt u weloverwogen beslissingen te nemen. Vooral bij onlineverkoop moet deze controle indien mogelijk in realtime worden uitgevoerd om geen klanten te verliezen door onnodige wachttijden. Een consumentvriendelijke winkelervaring verhoogt de klantenbinding in B2B.
Martin Schwager, COO van NBB, legt uit: ‘We hadden altijd al een BNPL-optie voor B2B, maar die was omslachtig met kredietverzekeringen omdat ze geen digitale processen hebben. We hadden een externe partner nodig die ons in staat zou stellen ons BNPL-aanbod op te schalen in het licht van de groeiende vraag in de digitale sector.’ Zijn voorbeeld verduidelijkt het belang van digitale oplossingen om kredietwaardigheidscontroles naadloos en efficiënt te integreren in het verkoopproces en zo aan de eisen van de klant te voldoen.
Duidelijke betalingsvoorwaarden communiceren
Leg duidelijke betalingsvoorwaarden vast bij het afsluiten van het contract. Noteer deze duidelijk op uw facturen om misverstanden te voorkomen. Transparantie schept vertrouwen en vergroot de kans op tijdige betaling.
Flexibele betalingsopties aanbieden
Met moderne betaaloplossingen zoals die van Mondu kunt u uw zakelijke klanten een breed palet betalingsmogelijkheden aanbieden. Opties zoals betalen op factuur of betalen in termijnen verhogen de klanttevredenheid en bevorderen een langdurige zakelijke relatie zonder dat u zelf enig risico neemt. Via BNPL-oplossingen kunt u de liquiditeit van uw B2B-klanten verbeteren.
Geautomatiseerde processen gebruiken
Geautomatiseerde facturerings- en aanmaningsprocedures vergemakkelijken het vorderingenbeheer en minimaliseren de administratieve inspanningen. Dit bespaart u kostbare tijd en stelt u in staat om u te concentreren op uw kernactiviteiten.
Samenwerken met een gespecialiseerde dienstverlener
Mondu biedt u een totaaloplossing voor uw vorderingenbeheer. U ontvangt uw betalingen direct na verzending van de goederen, terwijl Mondu het gehele aanmanings- en incassoproces overneemt: professioneel en klantvriendelijk.
De fraude- en kredietwaardigheidscontroles worden in realtime uitgevoerd, wat de legitimiteit van de koper garandeert en het risico op wanbetalingen aanzienlijk vermindert. Zelfs in geval van wanbetaling of insolventie is de handelaar beschermd, aangezien Mondu het risico van niet-betaling volledig overneemt.
De Buy Now, Pay Later-oplossing van Mondu omvat het verzenden van betalingsherinneringen. De wettelijk voorgeschreven aanmaningskosten worden in rekening gebracht bij de klanten, wat de processen efficiënt maakt. Het interne financiële team profiteert van een verminderde werkdruk en kan zich concentreren op strategische taken.
Zo blijft uw merk beschermd en kunt u vertrouwen op een risicovrije bedrijfsvoering.
Boek een demo en ontdek hoe betalen op factuur voor B2B-verkopen met Mondu uw processen optimaliseert.
