In deze verklaring leggen wij uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is van toepassing op onze handelaren in de EU en de EER. De herziene Zwitserse wet inzake gegevensbescherming (DSG) is van toepassing op onze handelaren in Zwitserland.
Voor wie deze verklaring geldt
Onze diensten zijn gericht op bedrijven. Deze verklaring is bedoeld voor de personen achter de bedrijven waarmee wij samenwerken en voor de personen die wij benaderen als potentiële handelaar. Zij geldt voor bestuurders, wettelijke vertegenwoordigers, uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s), bevoegde ondertekenaars en de commerciële, technische, financiële en ondersteunende contactpersonen met wie wij te maken hebben. Wij verwerken hun gegevens wanneer zij handelen in hun professionele of zakelijke hoedanigheid.
Wanneer een handelaar een rechtspersoon is, is de onderneming zelf geen betrokkene en zijn alleen gegevens over de personen achter de onderneming persoonsgegevens. Wanneer een handelaar handelt als eenmanszaak, zijn bedrijfsgegevens ook persoonsgegevens.
Kopers die Mondu als betaalmethode gebruiken bij de checkout van een handelaar, vallen onder een afzonderlijke verklaring, die beschikbaar is op https://www.mondu.ai/nl/gdpr-notification-for-buyers/.
Verantwoordelijke entiteit
Mondu GmbH (Unter den Linden 16, 10117 Berlin, Duitsland) is een onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke voor de platformdienstenovereenkomst en de commerciële relatie. Dit omvat de onboarding van handelaren, de technische integratie en het accountbeheer, de kredietwaardigheidsbeoordeling, commerciële correspondentie en ondersteuning, en de acquisitie van en marketing gericht op handelaren.
Mondu Financial Services B.V. (Herengracht 168, 1016 BP Amsterdam, Nederland) is een elektronische geldinstelling die onder toezicht staat van De Nederlandsche Bank. Zij is een onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke voor betalingsdiensten, voor de facturatie aan handelaren en voor het klantonderzoek, de identiteits- en UBO-verificatie, de screening en het doorlopend monitoren die op grond van anti-witwaswetgeving van haar worden verlangd.
De twee ondernemingen verstrekken uw gegevens aan elkaar wanneer een doel dit vereist. Mondu GmbH voert de anti-witwascontroles uit als verwerker van Mondu Financial Services B.V. en op haar instructies.
U kunt contact met ons opnemen via contact@mondu.ai. Wij zullen uw verzoek coördineren met de relevante verwerkingsverantwoordelijke.
Gegevens die wij verwerken
a) Voor de uitvoering van contractuele verplichtingen (art. 6 lid 1 onder b AVG, of art. 31 lid 2 onder a DSG voor handelaren in Zwitserland)
Wij verzamelen de persoonsgegevens die nodig zijn om de platformdienstenovereenkomst voor te bereiden en uit te voeren en om met u te communiceren over onze diensten. Naast uw bedrijfsgegevens en uw eigendomsstructuur omvat dit de naam, het adres, het e-mailadres, het telefoonnummer, de geboortedatum, de geboorteplaats en het fiscaal identificatienummer van uw bestuurders en eigenaren. Zonder deze gegevens kunnen wij de overeenkomst niet sluiten.
Wij verwerken de contact- en accountgegevens van uw technische medewerkers om inloggegevens te verstrekken, uw integratie met onze checkout te ondersteunen en uw account te activeren. Wij verwerken factuurcontactgegevens en accountinformatie om facturen voor onze platformdiensten op te stellen en te innen. Wij bewaren gesloten overeenkomsten, contractuele documenten en de vastlegging van onze commerciële correspondentie met u, waaronder ondersteuningscontacten en eventuele geschillen of klachten.
b) Voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (art. 6 lid 1 onder f AVG, of art. 31 lid 1 DSG voor handelaren in Zwitserland)
Voor zover nodig verwerken wij uw gegevens naast de uitvoering van de overeenkomst ter bescherming van de gerechtvaardigde belangen van Mondu. Dit omvat de behandeling van uw verzoeken en het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische vorderingen.
Voordat wij de platformdienstenovereenkomst sluiten, beoordelen wij de kredietwaardigheid en het wanbetalingsrisico van uw onderneming. Ons belang is het voorkomen van kredietverliezen en het verantwoord verstrekken van krediet. Hiervoor kunnen wij een kredietbureau of een bedrijfsinformatiebureau raadplegen, waarbij wij uw bedrijfsgegevens gebruiken samen met de contactgegevens van een vertegenwoordiger.
Wij identificeren en benaderen potentiële handelaren. Ons belang is het laten groeien van ons handelarenbestand en het bereiken van de bedrijven waarvoor onze diensten geschikt zijn. Wij gebruiken professionele contactgegevens die wij verkrijgen van openbare professionele platforms en van aanbieders van contactgegevens en leadgeneratie. Wij nemen contact op per e-mail en per telefoon. Een van de instrumenten die wij gebruiken is een op AI gebaseerd salesplatform dat prospects ook scoort en segmenteert. Wij leggen de contactgeschiedenis en het verloop van elke prospect- en handelaarsrelatie vast in ons systeem voor klantrelatiebeheer.
Wij nemen verkoopgesprekken met vertegenwoordigers van potentiële en bestaande handelaren op en transcriberen deze, en analyseren ze voor salescoaching, prestatiebeoordeling en dealbeoordeling. Wij melden u dat het gesprek wordt opgenomen voordat de opname begint.
Wij gebruiken uw e-mailadres om reclame te versturen voor Mondu’s eigen vergelijkbare producten of diensten. U kunt hiertegen op elk moment bezwaar maken, kosteloos afgezien van uw eigen transmissiekosten tegen standaardtarieven.
Onze medewerkers gebruiken generatieve AI-instrumenten in hun dagelijkse werk, bijvoorbeeld om teksten op te stellen, samen te vatten, te analyseren of te vertalen. Wanneer een document of bericht met uw gegevens op deze manier wordt verwerkt, baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang bij een efficiënte bedrijfsvoering.
c) Op basis van uw toestemming (art. 6 lid 1 onder a AVG, of art. 31 lid 1 DSG voor handelaren in Zwitserland)
Indien u ons hiervoor uw toestemming hebt gegeven, verwerken wij uw contactgegevens alsmede gegevens over uw positie in het bedrijf voor reclamedoeleinden, waaronder om u per e-mail of telefoon relevante reclame toe te sturen of voor reclamecampagnes op sociale media.
d) Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (art. 6 lid 1 onder c AVG, of art. 31 lid 1 DSG voor handelaren in Zwitserland)
Wij verwerken identificatie- en eigendomsgegevens over uw bestuurders en uiteindelijk belanghebbenden. Dit omvat hun identificatie- en contactgegevens, geboortedatum en geboorteplaats, fiscaal identificatienummer, identiteitsbewijzen en informatie over eigendom en zeggenschap. Wij verwerken deze gegevens om te voldoen aan verplichtingen op grond van toepasselijke financiële toezichtwetgeving en anti-witwasregelgeving, in het bijzonder de Nederlandse Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Die verplichtingen betreffen klantonderzoek, sanctie- en PEP-screening, doorlopend monitoren, bewaarplichten en het doen van meldingen aan de bevoegde autoriteiten.
Wij verifiëren identiteitsdocumenten en eigendomsgegevens met ondersteuning van een gespecialiseerde aanbieder van identiteitsverificatie.
Wij screenen vertegenwoordigers en uiteindelijk belanghebbenden periodiek opnieuw gedurende de zakelijke relatie en monitoren op wijzigingen in de eigendomsstructuur en in sanctierisico’s. Herscreening is risicogebaseerd en kan ook worden ingegeven door een wijziging in uw profiel of eigendomsstructuur.
Wij verwerken correspondentie- en identiteitsgegevens om verzoeken tot uitoefening van privacyrechten te ontvangen, te verifiëren en te beantwoorden.
Als u de gegevens die voor deze controles nodig zijn niet verstrekt, kunnen wij mogelijk geen zakelijke relatie met u aangaan of voortzetten.
Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen. De kredietwaardigheidsbeoordeling wordt door een persoon gemaakt. De identiteits- en documentcontroles die voor anti-witwasdoeleinden vereist zijn, verlopen langs geautomatiseerde weg, en een persoon beoordeelt de uitkomst daarvan voordat een besluit over uw zakelijke relatie wordt genomen.
Bronnen van gegevens
Het grootste deel van de gegevens die wij over u verwerken, is door u of door uw collega’s bij de handelaar verstrekt. Wij ontvangen ook persoonsgegevens uit de volgende bronnen:
- Kredietbureaus en bedrijfsinformatiebureaus, die informatie verstrekken over de financiële positie en het betalingsverleden van uw onderneming.
- Aanbieders van contactgegevens en leadgeneratie, openbare professionele platforms en bedrijvengidsen, die de professionele contactgegevens van vertegenwoordigers van potentiële handelaren verstrekken.
- Openbare handelsregisters en registers van uiteindelijk belanghebbenden, die informatie over eigendom en zeggenschap verstrekken.
- Openbaar beschikbare sanctielijsten, databanken van politiek prominente personen en bronnen van negatieve berichtgeving, die wij gebruiken bij onze screeningcontroles.
- Onze aanbieder van identiteitsverificatie, die de resultaten van document- en identiteitscontroles verstrekt.
Verwijdering van gegevens
Voor zover er geen wettelijke bewaartermijn geldt, worden de gegevens verwijderd zodra opslag niet langer noodzakelijk is of het gerechtvaardigde belang bij opslag is komen te vervallen. De duur van de opslag is onder meer afhankelijk van de wettelijke bewaarplichten, bijvoorbeeld op grond van het Duitse belastingwetboek (Abgabenordnung), het Duitse Wetboek van Koophandel (Handelsgesetzbuch), de Algemene wet inzake rijksbelastingen en toepasselijke anti-witwaswetgeving.
Ontvanger van uw gegevens
Wij delen uw gegevens met de volgende ontvangers, voor zover dit noodzakelijk is om onze diensten te verlenen en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen:
- Financiële instellingen en verzekeraars die financiering of risicodekking ondersteunen.
- Partners voor betalingsdiensten en bewaarnemers.
- Aanbieders van cloudhosting en infrastructuur.
- Platforms voor klantrelatiebeheer, sales engagement en marketing.
- Aanbieders van klantenondersteuning, e-mail en communicatiebezorging.
- Aanbieders van identiteitsverificatie, KYC, anti-witwascontroles en sanctiescreening.
- Aanbieders van contractbeheer, elektronische ondertekening, documentarchivering en veilige vernietiging.
- Aanbieders van generatieve AI die het dagelijkse werk van onze medewerkers ondersteunen.
- Professionele adviseurs zoals accountants en juridisch adviseurs.
- Bevoegde autoriteiten, wanneer wij verplicht zijn te melden of gegevens te verstrekken.
Dienstverleners handelen op onze instructies als verwerker op basis van een verwerkersovereenkomst. Wanneer een ontvanger de doeleinden van zijn eigen verwerking bepaalt, treedt hij op als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke onder zijn eigen privacyverklaring.
Kredietbureaus
Wij verkrijgen bedrijfs- en risico-informatie over uw onderneming van Dun and Bradstreet B.V. (Nederland). Om een rapport te verkrijgen verstrekken wij de identificatiegegevens die nodig zijn om uw onderneming te vinden, samen met de naam en de zakelijke contactgegevens van een vertegenwoordiger waar dit vereist is. Dun and Bradstreet treedt op als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke. Nadere informatie en uw rechten zijn hier beschikbaar.
Op AI gebaseerde verkoopbenadering
Wij maken gebruik van Artisan AI, Inc. (San Francisco, Verenigde Staten) om uitgaande e-mailcommunicatie aan vertegenwoordigers van potentiële handelaren op te stellen, in te plannen en te verzenden. Het platform scoort en segmenteert deze prospects ook voor verdere benadering. Dit vormt profilering in de zin van art. 4 punt 4 AVG. Artisan is onze verwerker. Zij beschikt niet over een certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework, waardoor haar doorgiften naar de Verenigde Staten berusten op door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.
Identiteitsverificatie
Wij maken gebruik van een dienstverlener voor identiteitsverificatie om de identiteits- en documentcontroles uit te voeren die op grond van anti-witwasregelgeving vereist zijn. Dit omvat de verwerking van een kopie van uw identiteitsdocument en, waar van toepassing, een gezichtsafbeelding die met behulp van geautomatiseerde middelen wordt vergeleken met dat document. Het vergelijken van een gezichtsafbeelding met een identiteitsdocument levert biometrische gegevens op. Wij verwerken die gegevens op basis van het aanzienlijke algemeen belang als bedoeld in artikel 9, lid 2, onder g, AVG, in samenhang met onze verplichtingen op grond van de Wwft. Biometrische gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is om de verificatie te voltooien.
Generatieve AI-instrumenten
De generatieve AI-instrumenten die onze medewerkers gebruiken zijn Gemini, geleverd door Google Cloud Emea Ltd., en Claude, geleverd door Anthropic Ireland, Limited. Beide treden op als verwerker op onze instructies en geen van beide mag uw gegevens gebruiken om haar modellen te trainen. Beide verwerken de gegevens in de Verenigde Staten. De doorgifte aan Google berust op het adequaatheidsbesluit inzake het EU-VS Data Privacy Framework. De doorgifte aan Anthropic berust op door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.
Internationale doorgiften
Sommige ontvangers verwerken gegevens buiten de Europese Unie en Zwitserland. Verschillende van de platforms die wij gebruiken voor klantrelatiebeheer, sales engagement en klantenondersteuning zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Wanneer gegevens de Europese Unie of Zwitserland verlaten, baseren wij ons op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, op een erkenning door de Zwitserse Bondsraad voor Zwitserse gegevens, of op standaardcontractbepalingen met aanvullende maatregelen waar dat nodig is. U kunt een kopie van de standaardcontractbepalingen opvragen via dataprotection@mondu.ai.
Uw privacyrechten
U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
-
Inzage: U kunt vragen welke persoonsgegevens wij over u verwerken en daarvan een kopie verkrijgen.
-
Rectificatie: U kunt ons vragen gegevens die onjuist zijn te corrigeren en gegevens die onvolledig zijn aan te vullen.
-
Verwijdering: U kunt ons vragen uw gegevens te verwijderen. Hiervoor moet een legitieme reden bestaan en mag er geen voorschrift van toepassing zijn dat ons verplicht de gegevens te bewaren.
-
Beperking: U kunt ons vragen de verwerking van uw gegevens te beperken. Hiervoor moet een legitieme grond bestaan.
-
Overdraagbaarheid: In bepaalde gevallen kunt u uw gegevens ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, of ons vragen deze aan een derde partij over te dragen.
-
Intrekking van toestemming: Wanneer wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u die op elk moment en zonder opgave van redenen intrekken. Verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden blijft rechtmatig.
-
Bezwaar: U kunt, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, bezwaar maken tegen verwerking die wij uitvoeren op basis van onze gerechtvaardigde belangen.
Uw recht om bezwaar te maken tegen direct marketing is absoluut, geldt op elk moment en omvat elke daarmee samenhangende profilering. Als u bezwaar maakt, stoppen wij het gebruik van uw gegevens voor dat doel via alle kanalen. U kunt bezwaar maken door een e-mail te sturen naar unsubscribe@mondu.ai, door de afmeldlink in een marketing-e-mail te gebruiken of door ons dit tijdens een gesprek te laten weten.
Elke betrokkene heeft het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit als hij of zij van mening is dat de verwerking van de op hem of haar betrekking hebbende gegevens in strijd is met de bepalingen inzake gegevensbescherming. Voor Mondu GmbH is dit de Berlijnse Commissaris voor Gegevensbescherming en Informatievrijheid. Voor Mondu Financial Services B.V. is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. Handelaren in Zwitserland kunnen zich ook wenden tot de Federale Commissaris voor Gegevensbescherming en Openbaarheid (FDPIC).
Onze functionaris voor gegevensbescherming
Onze Functionaris voor Gegevensbescherming verstrekt u graag meer informatie over gegevensbescherming onder de volgende contactgegevens:
Naam: Jan Hagen Dip AML, CDPO, F.I.C.A
E-mail: dataprotection@mondu.ai
Adres: Mondu Financial Services B.V., t.a.v. Jan Hagen, Herengracht 168, 1016 BP Amsterdam, Nederland