¿Sabías que, en el 2024, solo el 26 % de las grandes empresas pagaron a tiempo? ¿Pero qué hay que hacer cuando un cliente no paga la factura? El retraso en los pagos es un problema ampliamente extendido que plantea retos considerables a las empresas. Las facturas abiertas influyen en el flujo de caja, generan gastos adicionales y pueden lastrar las relaciones comerciales.
Retos frecuentes cuando los clientes no pagan
- Problemas de liquidez: facturas sin pagar o pagadas con retraso llevan a problemas de liquidez que podrían peligrar el negocio en marcha.
- Gastos de tiempo y dinero: el proceso de reclamación y las posibles acciones legales requieren recursos considerables.
- Relaciones con los clientes: una gestión poco profesional de las cuentas por cobrar puede tensar las relaciones con socios comerciales importantes.
Pero hay soluciones, tanto a corto plazo para cobrar las deudas pendientes, como a largo plazo para evitar estos problemas. Este artículo te muestra qué hacer si un cliente no paga y cómo puedes protegerte con estrategias de prevención eficaces.
Tabla de contenido
- ¿Qué es retraso en el pago?
- ¿Qué hay que hacer cuando un cliente no paga la factura?
- ¿Por qué los clientes no pagan las facturas?
- ¿Qué medidas existen en caso de que se retrase el pago?
- Evitar impagos: estrategias de prevención para tu empresa
¿Qué es retraso en el pago?
El retraso en el pago significa que un cliente no paga la factura dentro del plazo de pago establecido. En España, se debe pagar tras recibir la mercancía, pero hay un plazo de pago legal de 30 días tras la facturación.
Otros plazos de pago se determinan en el contrato y/o en la factura, pero estos no superarán nunca los 60 días.
Desde el 2016, ha ido aumentando progresivamente el porcentaje de facturas impagadas.
¿Qué hacer cuando el cliente no paga pero no se ha indicado ningún plazo en la factura? El retraso en el pago se produce en cuanto el cliente recibe una reclamación. Esto es un requisito para todas las demás acciones en un posible procedimiento de reclamación. En vez de formularlo generalmente en la factura, como «Solicitamos el pronto pago de la factura», deberías poner un plazo concreto.
El retraso en el pago puede adoptar diversas formas, desde pequeños retrasos hasta impagos a largo plazo. Especialmente en el sector B2B, donde existen facturas con importes elevados y relaciones comerciales complejas, esto puede plantear retos considerables.
Un retraso en el pago no solo lleva a problemas financieros, sino también a más trabajo administrativo. En el sector público menos del 24 % de las facturas se pagan a tiempo, mientras que en el sector privado el 55 % de las pymes pagan a tiempo y solo el 26 % de las grandes empresas lo hacen. Las empresas tienen que gastar recursos en perseguir los pagos, escribir y enviar reclamaciones y, posiblemente, dinero en una agencia de cobro de deudas o un abogado.
Las facturas no pagadas pueden poner en peligro la estabilidad financiera y lastrar las relaciones comerciales, dado que la confianza y la fiabilidad son la base de la colaboración en relaciones B2B. Para minimizar estos riesgos es esencial comunicar las condiciones de pago fe forma clara e implementar un plan de prevención efectivo.
1. ¿Qué hay que hacer cuando un cliente no paga la factura?
Si un cliente no paga la factura es importante actuar de manera rápida, estructurada y profesional. Muchas empresas se preguntan: ¿cómo puedo reclamar las facturas pendientes? Pero de manera que no se peligre la relación con el cliente. Aquí describimos las primeras medidas que debería tomar:
Toma de contacto
Busca una conversación con el cliente antes de tomar otras medidas. A menudo hay malentendidos o fallos administrativos que se pueden aclarar rápidamente. Antes de pasar a otras posibilidades, una conversación debería ser, por norma general, el primer paso.
Mandar recordatorio de pago
¿No se ha pagado la factura aunque te has puesto en contacto? En caso de que el cliente siga sin pagar, manda un recordatorio de pago por escrito. Debería estar en un tono amable y contener la información sobre los detalles de pago y un nuevo plazo de pago. Un recordatorio de pago es una medida de clarificación importante, sobre todo si el cliente no ha pagado por error.
Enviar reclamación
Si tampoco hay ninguna reacción al recordatorio de pago, el siguiente paso es enviar una reclamación. Refiérete a la factura original y marca un plazo vinculante. Asegúrate de que la reclamación incluya todo el contenido legal relevante. Un asesor fiscal puede ayudarte con las formulaciones correspondientes. En el procedimiento habitual, se envía una segunda reclamación, de modo que en total se envían tres escritos al cliente moroso.
Comprobar las acciones legales
Si el cliente sigue sin pagar después de la reclamación, puedes iniciar un procedimiento de reclamación judicial. Este es una vía formal de hacer valer sus derechos sin contratar directamente a un abogado.
Consejo: lleva un registro escrito de toda la correspondencia y documenta cuidadosamente cada paso. Esto facilitará cualquier acción legal y aumentará tus posibilidades de éxito.
¿Por qué los clientes no pagan las facturas?
Los motivos del retraso del pago pueden ser variados. A menudo se pueden aclarar sin necesidad de un procedimiento de reclamación judicial.
Problemas financieros
Un motivo frecuente es que el cliente no está en la situación financiera de igualar la factura. Puede estar causado por gastos imprevistos, mala planificación de liquidez o problemas económicos. La tensa situación económica se refleja también en el comportamiento de pago. Un plan de pago personalizado puede ser la solución en este caso.
Insatisfacción con el rendimiento
El cliente no quiere pagar porque no está satisfecho con la mercancía o el servicio recibido. No pagar la factura o retrasar el pago es un procedimiento típico de los deudores en tales casos. Si los clientes preguntan muchas cosas antes de pagar el importe, puede ser una señal de que es necesario aclarar el envío.
Fallos administrativos
A veces aparecen retrasos debido a problemas organizativos, como una factura no recibida o incorrecta. En caso de una factura incorrecta, el cliente deberá oponerse a la misma por escrito. También los procesos de autorización del cliente pueden sobrepasar el plazo de pago.
Olvido o descuido
Algunas facturas no se pagan por descuido o porque el cliente ha olvidado la factura. Aquí normalmente ayuda una reclamación o indicar la fecha de vencimiento.
Consejo: una comunicación clara, evaluaciones crediticias y procesos de pago bien estructurados pueden minimizar muchos de estos motivos ya de antemano.
¿Qué medidas existen en caso de retraso en el pago?
Si un cliente no paga la factura, puedes optar por diferentes medidas para hacer valer tus derechos y minimizar las pérdidas causadas. Estos pasos van desde el cálculo de intereses de demora hasta un procedimiento judicial.
Calcular los intereses de demora
En cuanto se retrasa el pago, tienes el derecho de exigir intereses de demora en el importe pendiente. Para clientes comerciales, el tipo de interés es el aplicado al Banco Central Europeo antes del primer día del semestre natural de que se trate más ocho puntos porcentuales (Art. 7 del BOE n.° 314). Los intereses de demora son un medio efectivo para compensar, al menos en parte, los gastos del retraso en el pago.
Reclamar indemnización por daños y perjuicios
En caso de impago, se puede reclamar no solo el valor de la pérdida que haya sufrido, sino también el de la ganancia que haya dejado de obtener el acreedor, conforme al Art. 1106 del BOE n.° 206. Asimismo, si se retrasa el pago, tendrás derecho a cobrar al cliente una cantidad fija de 40 euros como compensación.
Iniciar procedimiento de reclamación
Si el cliente sigue sin pagar la factura, puedes iniciar un procedimiento de reclamación. Este procedimiento te permite registrar oficialmente tu derecho de cobro sin iniciar inmediatamente un procedimiento judicial. Se puede pedir una cláusula de ejecución cuando el deudor no reacciona a la reclamación. Este es un paso importante antes de que tomes medidas legales y tengas que ir a un tribunal.
Colaboración con prestadores de servicios externos
En los casos más difíciles, el acreedor puede recurrir a una agencia de cobros o a un abogado especializado. Se encargarán de la gestión de los cobros y aumentarán la presión sobre el deudor.
Optimizar procesos internos
Para poder reaccionar mejor en el futuro en caso de que se retrase el pago, debes revisar y optimizar tus procesos internos. Los procedimientos automatizados de reclamación y la comunicación clara de las condiciones de pago facilitan el reconocimiento y la resolución de los problemas de pago en una fase temprana.
La externalización de las evaluaciones crediticias y la transferencia de impagos también pueden ayudar a minimizar preventivamente el riesgo de impagos.
Evitar impagos: estrategias de prevención para tu empresa
No se pueden excluir totalmente los impagos, pero hay estrategias eficaces para reducir considerablemente el riesgo. Un enfoque proactivo no solo puede asegurar la liquidez de tu empresa, sino también proteger valiosas relaciones comerciales.
Evaluación crediticia antes de firmar un contrato
Comprobar la solvencia de los posibles clientes comerciales es una medida importante para reconocer los riesgos en una fase temprana. Una evaluación crediticia muestra si tu cliente es capaz de pagar sus facturas a tiempo y te ayuda a tomar decisiones fundadas. Especialmente en la venta en línea, esta evaluación debería pasar a tiempo real para no perder clientes por tiempos de espera innecesarios. Una experiencia de compra fácil para el consumidor aumenta la fidelidad de los clientes.
Como explica Martin Schwager, director de operaciones de NBB: «Siempre hemos tenido una opción de compra ahora, paga después (BNPL) para B2B, pero era complicada con el seguro de crédito, ya que no tienen procesos digitales. Necesitábamos un socio externo que nos permitiera aumentar nuestra oferta de BNPL en vista de la demanda creciente en el ámbito digital». Su ejemplo demuestra la importancia de las soluciones digitales para integrar las evaluaciones crediticias sin fisuras y de forma eficiente en el proceso de venta y cumplir así los requisitos del cliente.
Comunicar condiciones de pago claras
Establece unas condiciones de pago claras al firmar el contrato. Indícalas claramente en las facturas para evitar malentendidos. La transparencia genera confianza y aumenta la probabilidad de un pago puntual.
Ofrecer opciones de pago flexibles
Con soluciones de pago modernas como las de Mondu, puedes ofrecer a los clientes comerciales una amplia gama de opciones de pago. Opciones como la compra a cuenta o los pagos a plazos aumentan la satisfacción del cliente y fomentan una relación comercial a largo plazo sin que corras ningún riesgo. Con las soluciones de BNPL puedes mejorar la liquidez de tus clientes B2B.
Utilizar procesos automáticos
Los procedimientos automatizados de facturación y reclamación simplifican la gestión de las cuentas por cobrar y minimizan el trabajo administrativo. Esto te ahorra un tiempo valioso y te permite concentrarse en tu actividad principal.
Colaboración con un proveedor de servicios especializado
Mondu te ofrece una solución integral para la gestión de los cobros. Recibes tus pagos inmediatamente después del envío de la mercancía, mientras que Mondu se encarga de todo el proceso de reclamación y cobro, de forma profesional y con un trato cercano al cliente.
Las evaluaciones de fraude y crediticias se realizan en tiempo real, garantizando la legitimidad del comprador y reduciendo significativamente el riesgo de impago. Incluso en caso de impago o insolvencia, el comerciante está protegido, ya que Mondu asume plenamente el riesgo de impago.
La solución de compra ahora, paga después de Mondu incluye el envío de recordatorios de pago. Las tasas de reclamación reglamentarias se cobran al cliente, lo que hace que los procesos sean eficientes. El equipo financiero interno se beneficia de una carga de trabajo reducida y puede centrarse en tareas estratégicas.
Así, tu marca queda protegida y puedes confiar en un negocio sin riesgos.
Solicita una demostración y descubre cómo la compra B2B a cuenta optimiza tus procesos con Mondu.