La présente information explique comment nous collectons et utilisons vos données à caractère personnel. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) s’applique à nos marchands dans l’UE et l’EEE. La loi fédérale suisse révisée sur la protection des données (Datenschutzgesetz, DSG) s’applique à nos marchands en Suisse.
À qui s’adresse la présente information
Nos services sont destinés aux entreprises. La présente information s’adresse aux personnes physiques qui se trouvent derrière les entreprises avec lesquelles nous travaillons et derrière celles que nous approchons en tant que marchands potentiels. Elle couvre les dirigeants, les représentants légaux, les bénéficiaires effectifs, les signataires autorisés, ainsi que les contacts commerciaux, techniques, financiers et d’assistance avec lesquels nous échangeons. Nous traitons leurs données lorsqu’elles agissent dans le cadre de leur activité professionnelle ou commerciale.
Lorsqu’un marchand est une personne morale, la société elle-même n’est pas une personne concernée et seules les données relatives aux personnes physiques qui se trouvent derrière elle constituent des données à caractère personnel. Lorsqu’un marchand exerce en tant qu’entrepreneur individuel, les données de l’entreprise sont également des données à caractère personnel.
Les acheteurs qui utilisent Mondu comme mode de paiement lors du checkout d’un marchand sont couverts par une information distincte, disponible à l’adresse https://www.mondu.ai/fr/reglement-general-sur-la-protection-des-donnees-pour-les-acheteurs/.
Entité responsable
Mondu GmbH (Unter den Linden 16, 10117 Berlin, Allemagne) agit en tant que responsable du traitement indépendant pour le contrat de service de plateforme et la relation commerciale. Cela couvre l’intégration du marchand, l’intégration technique et la gestion du compte, l’évaluation de la solvabilité, la correspondance commerciale et l’assistance, ainsi que l’acquisition de marchands et le marketing.
Mondu Financial Services B.V. (Herengracht 168, 1016 BP Amsterdam, Pays-Bas) est un établissement de monnaie électronique supervisé par De Nederlandsche Bank. Elle agit en tant que responsable du traitement indépendant pour les services de paiement, pour la facturation des marchands, ainsi que pour les obligations de vigilance à l’égard de la clientèle, la vérification de l’identité et des bénéficiaires effectifs, le filtrage et la surveillance continue qui lui incombent en vertu de la législation en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux.
Les deux sociétés se communiquent mutuellement vos données lorsqu’une finalité l’exige. Mondu GmbH effectue les contrôles en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux en qualité de sous-traitant de Mondu Financial Services B.V. et sur ses instructions.
Vous pouvez nous contacter à l’adresse contact@mondu.ai. Nous coordonnerons votre demande avec le responsable du traitement concerné.
Données traitées
a) Pour l’exécution d’obligations contractuelles (art. 6 para. 1 p. 1 lit. b RGPD, ou art. 31 para. 2 lit. a DSG pour les marchands en Suisse)
Nous collectons les données à caractère personnel nécessaires à la préparation et à l’exécution du contrat de service de plateforme et à la communication avec vous au sujet de nos services. Outre les données relatives à votre société et à sa structure de propriété, cela comprend le nom, l’adresse postale, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, la date de naissance, le lieu de naissance et le numéro d’identification fiscale des membres de votre direction et de vos propriétaires. À défaut de communication de ces données, nous ne pouvons pas conclure le contrat.
Nous traitons les données de contact et de compte de votre personnel technique afin de fournir des identifiants d’accès, de soutenir votre intégration avec notre checkout et d’activer votre compte. Nous traitons les coordonnées de facturation et les informations de compte afin d’émettre et d’encaisser les factures relatives à nos services de plateforme. Nous conservons les contrats signés, les documents contractuels et les enregistrements de notre correspondance commerciale avec vous, y compris les échanges avec l’assistance ainsi que tout litige ou réclamation.
b) Pour la protection de nos intérêts légitimes (art. 6 para. 1 p. 1 lit. f RGPD, ou art. 31 para. 1 DSG pour les marchands en Suisse)
Si nécessaire, nous traitons vos données au-delà de l’exécution du contrat afin de protéger les intérêts légitimes de Mondu. Cela comprend le traitement de vos demandes ainsi que l’établissement, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Avant de conclure le contrat de service de plateforme, nous évaluons la solvabilité et le risque de défaut de votre entreprise. Notre intérêt est d’éviter les pertes sur créances et d’octroyer du crédit de manière responsable. À cette fin, nous pouvons consulter une agence de crédit ou d’information d’entreprise, en utilisant les données de votre société ainsi que les coordonnées d’un représentant.
Nous identifions et approchons des marchands potentiels. Notre intérêt est de développer notre base de marchands et d’atteindre les entreprises auxquelles nos services conviennent. Nous utilisons des coordonnées professionnelles obtenues auprès de plateformes professionnelles publiques et de fournisseurs de données de contact et de génération de prospects. Nous prenons contact par courriel et par téléphone. L’un des outils que nous utilisons est une plateforme d’engagement commercial assistée par l’intelligence artificielle, qui note et segmente également les prospects. Nous enregistrons l’historique des contacts et l’évolution de chaque relation avec un prospect ou un marchand dans notre système de gestion de la relation client.
Nous enregistrons et transcrivons les appels commerciaux avec les représentants de marchands potentiels et existants, et nous les analysons à des fins de coaching commercial, d’évaluation des performances et de revue des opportunités commerciales. Vous êtes informé que l’appel est enregistré avant que tout enregistrement ne commence.
Nous utilisons votre adresse électronique pour envoyer de la publicité concernant les produits ou services similaires de Mondu. Vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans encourir de frais autres que vos propres frais de transmission de base.
Nos collaborateurs utilisent des outils d’intelligence artificielle générative dans leur travail quotidien, par exemple pour rédiger, résumer, analyser ou traduire. Lorsqu’un document ou un message contenant vos données est traité de cette manière, nous nous fondons sur notre intérêt légitime à une exploitation efficace de nos activités.
c) Sur le fondement de votre consentement (art. 6 para. 1 p. 1 lit. a RGPD, ou art. 31 para. 1 DSG pour les marchands en Suisse)
Si vous nous avez donné votre consentement à cet effet, nous traiterons vos coordonnées ainsi que les données relatives à votre fonction au sein de la société à des fins publicitaires, notamment pour vous envoyer par courriel ou par téléphone des publicités susceptibles de vous intéresser ou dans le cadre de campagnes publicitaires sur les réseaux sociaux.
d) Pour le respect d’obligations légales (art. 6 para. 1 p. 1 lit. c RGPD, ou art. 31 para. 1 DSG pour les marchands en Suisse)
Nous traitons les informations d’identification et de propriété relatives aux membres de votre direction et à vos bénéficiaires effectifs. Cela comprend leurs données d’identification et leurs coordonnées, leur date et leur lieu de naissance, leur numéro d’identification fiscale, leurs justificatifs d’identité ainsi que les informations relatives à la propriété et au contrôle. Nous les traitons afin de satisfaire aux obligations découlant de la législation applicable en matière de services financiers et de lutte contre le blanchiment de capitaux, en particulier la loi néerlandaise sur la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, Wwft). Ces obligations couvrent la vigilance à l’égard de la clientèle, le filtrage des sanctions et des personnes politiquement exposées, la surveillance continue, la conservation des documents et la déclaration aux autorités compétentes.
Nous vérifions les documents d’identité et les informations relatives à la propriété avec l’appui d’un prestataire spécialisé dans la vérification d’identité.
Nous soumettons périodiquement les représentants et les bénéficiaires effectifs à un nouveau filtrage pendant toute la durée de la relation commerciale et nous surveillons les changements de structure de propriété ainsi que l’exposition aux sanctions. Ce nouveau filtrage est fondé sur les risques et peut également être déclenché par un changement dans votre profil ou dans votre structure de propriété.
Nous traitons la correspondance et les données d’identité afin de recevoir, de vérifier et de traiter les demandes d’exercice des droits en matière de protection des données.
Si vous ne fournissez pas les données requises pour ces vérifications, nous pourrions ne pas être en mesure de nouer ou de maintenir notre relation commerciale.
Prise de décision automatisée
Nous ne prenons pas à votre égard de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé et produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire. L’évaluation de la solvabilité est réalisée par une personne. Les vérifications d’identité et de documents requises aux fins de la lutte contre le blanchiment de capitaux sont effectuées par des moyens automatisés, et une personne examine leur résultat avant toute décision concernant votre relation commerciale.
Sources des données
La plupart des données que nous détenons à votre sujet sont fournies par vous ou par vos collègues au sein du marchand. Nous recevons également des données à caractère personnel provenant des sources suivantes :
- Les agences de crédit et d’information d’entreprise, qui fournissent des informations sur la situation financière et l’historique de paiement de votre entreprise.
- Les fournisseurs de données de contact et de génération de prospects, les plateformes professionnelles publiques et les annuaires d’entreprises, qui fournissent les coordonnées professionnelles des représentants de marchands potentiels.
- Les registres du commerce publics et les registres des bénéficiaires effectifs, qui fournissent des informations sur la propriété et le contrôle.
- Les listes de sanctions publiquement accessibles, les bases de données de personnes politiquement exposées et les sources médiatiques défavorables, utilisées dans nos contrôles de filtrage.
- Notre prestataire de vérification d’identité, qui fournit les résultats des vérifications de documents et d’identité.
Suppression des données
À défaut de durée de conservation légale, les données seront supprimées dès que leur stockage ne sera plus nécessaire ou que l’intérêt légitime au stockage aura expiré. La durée de conservation dépend, entre autres, des obligations légales de conservation, par exemple celles découlant du Code fiscal allemand, du Code de commerce allemand, de la loi néerlandaise relative aux impôts de l’État et de la législation applicable en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux.
Partage des données
Nous partageons vos données avec les destinataires suivants dans la mesure nécessaire à la fourniture de nos services et au respect de nos obligations légales :
- Les établissements financiers et les assureurs qui soutiennent le financement ou la couverture des risques.
- Les partenaires de services de paiement et les dépositaires.
- Les fournisseurs d’hébergement cloud et d’infrastructure.
- Les plateformes de gestion de la relation client, d’engagement commercial et de marketing.
- Les prestataires d’assistance à la clientèle, de messagerie électronique et d’acheminement des communications.
- Les prestataires de vérification d’identité, de KYC, de lutte contre le blanchiment de capitaux et de filtrage des sanctions.
- Les prestataires de gestion du cycle de vie des contrats, de signature électronique, d’archivage de documents et de destruction sécurisée.
- Les fournisseurs d’intelligence artificielle générative qui soutiennent le travail quotidien de nos collaborateurs.
- Les conseils professionnels tels que les auditeurs et les conseils juridiques.
- Les autorités compétentes, lorsque nous sommes tenus de déclarer ou de communiquer des informations.
Les prestataires de services agissent sur nos instructions en qualité de sous-traitants, dans le cadre d’un contrat de sous-traitance. Lorsqu’un destinataire détermine les finalités de son propre traitement, il agit en tant que responsable du traitement indépendant en vertu de ses propres mentions d’information en matière de protection des données.
Agences de crédit
Nous obtenons des informations commerciales et sur les risques concernant votre société auprès de Dun and Bradstreet B.V. (Pays-Bas). Pour obtenir un rapport, nous communiquons les identifiants nécessaires pour localiser votre entreprise, ainsi que le nom et les coordonnées professionnelles d’un représentant lorsque cela est requis. Dun and Bradstreet agit en tant que responsable du traitement indépendant. De plus amples informations et vos droits sont disponibles ici.
Prospection commerciale assistée par l’intelligence artificielle
Nous avons recours à Artisan AI, Inc. (San Francisco, États-Unis) pour rédiger, séquencer et envoyer des communications par courriel sortantes aux représentants de marchands potentiels. Cet outil note et segmente également ces prospects en vue d’une prospection ultérieure. Cela implique un profilage au sens de l’art. 4 point 4 RGPD. Artisan agit en tant que sous-traitant. Il ne dispose d’aucune certification au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework), de sorte que ses transferts vers les États-Unis reposent sur les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.
Vérification d’identité
Nous avons recours à un prestataire de services de vérification d’identité afin d’effectuer les vérifications d’identité et de documents requises par la législation en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux. Cela implique le traitement d’une copie de votre document d’identité et, le cas échéant, d’une image faciale comparée de manière automatisée à ce document. La comparaison d’une image faciale avec un document d’identité produit des données biométriques. Nous traitons ces données sur le fondement de motifs d’intérêt public important au titre de l’art. 9 para. 2 lit. g RGPD, en lien avec nos obligations au titre de la Wwft. Les données biométriques ne sont pas conservées au-delà de la période nécessaire à la réalisation de la vérification.
Outils d’intelligence artificielle générative
Les outils d’intelligence artificielle générative utilisés par nos collaborateurs sont Gemini, fourni par Google Cloud Emea Ltd., et Claude, fourni par Anthropic Ireland, Limited. Tous deux agissent en tant que sous-traitants sur nos instructions et ni l’un ni l’autre n’est autorisé à utiliser vos données pour entraîner ses modèles. Tous deux hébergent leurs traitements aux États-Unis. Le transfert vers Google repose sur la décision d’adéquation relative au cadre de protection des données UE-États-Unis. Le transfert vers Anthropic repose sur les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.
Transferts internationaux
Certains destinataires traitent des données en dehors de l’Union européenne et de la Suisse. Plusieurs des plateformes que nous utilisons pour la gestion de la relation client, l’engagement commercial et l’assistance à la clientèle sont établies aux États-Unis. Lorsque des données quittent l’Union européenne ou la Suisse, nous nous appuyons sur une décision d’adéquation de la Commission européenne, sur une reconnaissance par le Conseil fédéral suisse pour les données suisses, ou sur des clauses contractuelles types accompagnées de mesures supplémentaires lorsque cela est nécessaire. Vous pouvez obtenir une copie des clauses contractuelles types auprès de dataprotection@mondu.ai.
Vos droits en matière de protection des données
Vous disposez des droits suivants sur vos données à caractère personnel :
-
Accès : Vous pouvez demander quelles données à caractère personnel nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie.
-
Rectification : Vous pouvez nous demander de corriger des données inexactes et de compléter des données incomplètes.
-
Effacement : Vous pouvez nous demander de supprimer vos données. Un motif légitime doit exister et aucune règle nous obligeant à conserver les données ne doit s’appliquer.
-
Limitation : Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données. Un motif légitime doit exister.
-
Portabilité : Dans certains cas, vous pouvez recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou nous demander de les transmettre à un tiers.
-
Retrait du consentement : Lorsque nous traitons vos données sur le fondement de votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment et sans justification. Les traitements effectués avant le retrait demeurent licites.
-
Opposition : Vous pouvez vous opposer aux traitements que nous effectuons sur le fondement de nos intérêts légitimes, pour des raisons liées à votre situation particulière.
Votre droit d’opposition à la prospection directe est absolu, s’applique à tout moment et couvre tout profilage lié. Si vous vous y opposez, nous cessons d’utiliser vos données à cette fin sur l’ensemble des canaux. Vous pouvez vous y opposer en écrivant à unsubscribe@mondu.ai, en utilisant le lien de désinscription figurant dans tout courriel publicitaire, ou en nous l’indiquant au cours d’un appel.
Toute personne concernée est en droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle si elle estime que le traitement des données la concernant est contraire à la réglementation en matière de protection des données. Pour Mondu GmbH, il s’agit du Commissaire de Berlin à la protection des données et à la liberté d’information. Pour Mondu Financial Services B.V., il s’agit de l’autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens). Les marchands en Suisse peuvent également s’adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).
Notre Délégué à la protection des données
Notre Délégué à la protection des données se tient à votre disposition pour vous fournir de plus amples informations sur la protection des données sous les coordonnées suivantes :
Nom : Jan Hagen Dip AML, CDPO, F.I.C.A
Adresse mail : dataprotection@mondu.ai
Adresse : Mondu Financial Services B.V., Attn: Jan Hagen, Herengracht 168, 1016 BP Amsterdam, Pays-Bas