Debitorenmanagement – Was ist das und wie funktioniert es?

Buy Now, Pay Later (BNPL)-Zahlungsmethoden sind sowohl aus dem B2C- als auch aus dem B2B-Bereich nicht mehr wegzudenken: Rund 80 % der Deutschen vertrauen dem Kauf auf Rechnung. Die große Beliebtheit des Rechnungskaufs lässt sich mit den vielen Vorteilen für Käufer/-innen erklären.

Für Unternehmen birgt der Kauf auf Rechnung jedoch Risiken: Zahlungsverzögerungen, die aufwändiges Inkasso und Mahnwesen nach sich ziehen, oder vollständige Zahlungsausfälle. Um dies zu verhindern, brauchen Unternehmen ein Debitorenmanagement. Was dies bedeutet und wie ein gutes Debitorenmanagement aussieht, wird im Folgenden erläutert.

Vorteile von Debitorenmanagement im Überblick

• Kreditwürdigkeit potenzieller Kunden wird vor der Transaktion geprüft
• Überblick über Liquiditätszuflüsse wird gewährleistet
• Risiko von Zahlungsverzögerungen und -ausfällen wird minimiert
• Cashflow wird optimiert

Was bedeutet Debitorenmanagement?

Das Debitorenmanagement ist eine zentrale Funktion in jeder Unternehmensorganisation. Es hat erheblichen Einfluss auf den Cashflow, das Geschäftskapital und die Bilanz des Unternehmens.

Einfach gesagt sorgt das Debitorenmanagement dafür, dass Debitoren ihre Rechnungen pünktlich bezahlen. Ganz so einfach ist der Prozess dahinter allerdings nicht. Um die Einhaltung der Zahlungsziele zu gewährleisten, ist es notwendig, alle Rechnungskäufe zu dokumentieren und zu überwachen, wofür mehrere Schritte notwendig sind.

Das Debitorenmanagement ermöglicht es Unternehmen, Kund/-innen frühzeitig auf anstehende Zahlungsfristen hinzuweisen. Im Falle von Zahlungsausfällen übernimmt es das Forderungs- und Mahnwesen.

Definition Debitor

Der Begriff “Debitor” bezeichnet laut des deutschen Rechnungswesen einen Schuldner, also jemanden, der eine Ware gekauft oder eine Dienstleistung in Anspruch genommen hat und dessen Bezahlung dafür noch aussteht. Debitoren können Privatpersonen oder Unternehmen sein.

Wie funktioniert Debitorenmanagement?

Das Debitorenmanagement deckt Schritt-für-Schritt den gesamten Prozess des Rechnungskaufs ab. Alle Daten und Zahlungsziele werden dabei dokumentiert und kontrolliert: Von der Bonitätsprüfung über die Rechnungsstellung bis hin zum Mahnwesen. Dies ist die einzige Möglichkeit, den Cashflow eines Unternehmens zu sichern, das „Buy Now Pay Later“-Zahlungsmethoden (BNPL) anbietet.

Der Prozess

1. Bonitätsprüfung: Bevor ein Kauf auf Rechnung genehmigt wird, wird die Kreditwürdigkeit der Käufer/-innen geprüft. Das ist vor allem bei größeren Beträgen, wie sie bei B2B-Geschäft anfallen, wichtig. Eine Bonitätsprüfung wird für allem für Neukunden empfohlen, kann aber auch diskret bei Bestandskunden durchgeführt werden.
2. Rechnungsstellung: Nach dem Kauf mit einer BNPL-Zahlungsmethode wird anhand der übermittelten Daten eine Rechnung erstellt, die an die Käufer/-innen verschickt und intern abgelegt wird.
3. Dokumentation: Um stets den Überblick über alle ausstehenden Zahlungen zu behalten, werden Zahlungsziele dokumentiert und kontrolliert. Sobald eine Rechnung bezahlt wurde, wird diese entsprechend markiert.
4. Forderungsmanagement: Wenn eine Rechnung nicht innerhalb der Zahlungsfrist beglichen wird, erfolgt eine Zahlungserinnerung. Um das Risiko eines Zahlungsverzuges zu minimieren, können Käufer/-innen auch schon vor dem Ende der Zahlungsfrist daran erinnert werden. Dieser Teil des Prozesses steht im Zentrum der Debitorenbuchhaltung.
5. Mahnwesen: Wenn Käufer/-innen Zahlungsaufforderungen nicht nachkommen, stößt das Debitorenmanagement das Mahnverfahren an. Bezahlen Käufer/-innen auch nach einer Abmahnung nicht, wird der Fall an ein Inkassounternehmen weitergegeben.

Warum ist Debitorenmanagement so wichtig?

Für den Cashflow

Unternehmen sind darauf angewiesen, dass Rechnungen rechtzeitig beglichen werden. Vom Cashflow und der Liquidität hängt es ab, ob ein Unternehmen laufende Kosten und Rechnungen bezahlen kann. Nach der Studie “The Domino Effect: the impact of late payments“ werden in Deutschland neun Prozent der Rechnungen im B2B-Bereich nicht innerhalb der üblichen Zahlungsfrist beglichen. Durch verspätete Zahlungen fehlen den Unternehmen 56 Mrd. Euro Cashflow im Jahr. Im schlimmsten Fall führt dies zu Engpässen oder gar einer Insolvenz.

Für die Kundenbindung

95 % der Onlinekäufer/-innen wünschen sich die Möglichkeit online auf Rechnung einzukaufen. Wenn Unternehmen Ihren Kund/-innen mit dem Rechnungskauf eine kurzfristige Finanzierungslösung anbieten, erhöhen sie den Komfort und das Vertrauen beim Bezahlvorgang und dadurch automatisch die Retention Rate. Eine reibungslose Kommunikation verstärkt die Kundenzufriedenheit weiter: Ein zuverlässiges Debitorenmanagement informiert Käufer/-innen stets über offene Rechnungsbeträge und anstehende Zahlungsfristen.

Für das Arbeitspensum

Das interne Rechnungswesen rasant wachsender Unternehmen kommt mit einer hohen Anzahl an Aufträgen und Rechnungen schnell an seine Grenzen. Um die zuständigen Mitarbeiter zu entlasten, bietet sich ein externes Debitorenmanagement an, das für fristgerechte Zahlungen von Kund/-innen sorgt und gleichzeitig Ressourcen schont. Auch bei Onlineshops mit hohen Verkäufen und Rechnungsbeträgen bietet das Debitorenmanagement Abhilfe, da es die Rechnungsstellung und Zahlungsforderungen vereinfacht. So können sich Unternehmen ganz auf ihr wesentliches Geschäft konzentrieren.

Debitorenmanagement mit Softwarelösung

Gerade B2B-Webshops haben oft hohe Rechnungsbeträge zu verbuchen, weshalb eine perfekt funktionierende Debitorenmanagement-Lösung hier besonders wichtig ist. Wenn der manuelle Aufwand für ein Unternehmen zu groß wird, kann eine intelligente Software helfen. Der Vorteil einer Software besteht darin, dass manuelle Aufgaben wie die Rechnungsstellung und das Versenden von Zahlungserinnerungen leicht automatisiert werden können, was den Händlern viel Zeit und Ressourcen spart.

Mondu bietet eine digitale Lösung für Webshops im B2B-Bereich. Mit Mondu können Unternehmen ihren Käufer/-innen verschiedene BNPL-Zahlungsmethoden in ihrem B2B-Webshop anbieten. Händler/-innen können außerdem viele Prozesse wie Zahlungserinnerungen und Mahnungen mit der Integration von Mondu in den Webshop automatisieren, wodurch der manuelle Aufwand deutlich reduziert wird und die Liquidität gesichert ist. Mondu kümmert sich im Falle eines Zahlungsverzugs um die Kommunikation mit den Käufer/-innen und übernimmt das Risiko eines Zahlungsausfalls.

Mondus Vorteile für B2B Händler/-innen und Marktplätze:

• Bonitätsprüfung in Echtzeit. In wenigen Sekunden werden Neu- und Bestandskund/-innen durch unseren Algorithmus überprüft – mit Mondu liegt die Akzeptanzrate bei >90 %.
• Weniger operativer Aufwand. Mondu unterstützt Händler/-innen bei der Zuordnung von Zahlungen und erleichtert das Mahnwesen, so bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft.
• Einfache Integration. Sie können Mondu nahtlos in die E-Commerce-Plattform oder das Shopsystem Ihrer Wahl integrieren.

Möchten Sie mehr über die Zahlungslösungen von Mondu erfahren? Wir wüssten gerne mehr über Ihr Unternehmen. Kontaktieren Sie uns – Wir freuen uns auf ein Gespräch