Handelsaccounts voor bedrijven: wat zijn dat en hoe werken ze?

Handelsrekeningen spelen al eeuwenlang een belangrijke rol bij het faciliteren van business-to-business-transacties. Hun wortels zijn terug te voeren op oude handelsroutes waar kooplieden uit verre landen afhankelijk waren van handelskredietregelingen om zijde, specerijen en andere kostbare goederen te verkrijgen. Deze kredietovereenkomsten stelden hen in staat waardevolle grondstoffen te verwerven met de belofte hun schulden af te lossen bij het bereiken van hun bestemming, waardoor de bloei van de intercontinentale handel mogelijk werd.

Snel vooruit naar vandaag: handelsrekeningen blijven de levensader van B2B-handel voor bedrijven in vrijwel elke branche waar er een gevestigde relatie bestaat tussen de verkoper en de koper. In dit bericht leggen we de belangrijkste elementen van handelsaccounts uit, zodat u begrijpt wat ze zijn, hoe ze werken en hoe u ze aan uw klanten kunt gaan aanbieden.

Wat is een handelsrekening voor bedrijven?

Een handelsrekening voor bedrijven, ook wel een ‘zakelijke handelsrekening’ of ‘commerciële handelsrekening’ genoemd, is een financiële regeling tussen een bedrijf en zijn klanten. Hiermee kunnen klanten in de loop van de tijd meerdere bestellingen plaatsen binnen een toegewezen kredietlimiet en de betaling voor een vooraf bepaalde periode uitstellen.

Hier is een snel voorbeeld:

Stel dat u eigenaar bent van een bouwtoeleveringsbedrijf genaamd ‘BuildPro Supplies’. U biedt een handelsrekening aan aan een plaatselijk bouwbedrijf genaamd “Solid Builders Inc.” Met deze handelsrekening kan Solid Builders Inc. gedurende de maand op krediet herhaaldelijk bouwmaterialen en benodigdheden bij uw bedrijf kopen. Zij kunnen deze aankopen samen afrekenen in plaats van per bestelling afzonderlijk te betalen. Solid Builders Inc. ontvangt de materialen en benodigdheden die ze nodig hebben om hun projecten te voltooien en ontvangt een factuur met een vervaldatum, doorgaans met een betalingstermijn van 30 dagen. Als Solid Builders Inc. bijvoorbeeld een zending hout, beton en staal nodig heeft voor een nieuw project, kunnen ze deze materialen bestellen bij BuildPro Supplies en deze gebruiken bij hun bouwwerkzaamheden. Ze hoeven niet onmiddellijk te betalen op het moment van aankoop. In plaats daarvan hebben ze een uitstelperiode om de materialen in hun project te gebruiken en betalen ze vervolgens BuildPro Supplies voor de materialen volgens de overeengekomen nettovoorwaarden.

Dankzij deze handelsrekeningregeling kunnen bouwbedrijven zoals Solid Builders Inc. hun cashflow effectief beheren en ervoor zorgen dat ze over de benodigde materialen voor hun projecten beschikken zonder hun geld vast te leggen aan vooruitbetalingen. Het bevordert ook een wederzijds voordelige relatie tussen leveranciers als BuildPro Supplies en hun klanten in de bouwsector.

Hoe werken handelsaccounts?

Handelsaccounts zijn een waardevol hulpmiddel voor bedrijven van elke omvang. Er zijn echter veel factoren waarmee u rekening moet houden als het gaat om de manier waarop uw bedrijf deze accounts aanbiedt. Bedrijven hebben twee hoofdopties: de systemen creëren en de processen voor het aanbieden van handelsrekeningen intern beheren, of deze systemen en het beheer uitbesteden aan een externe leverancier.

In eigen huis

Wanneer uw bedrijf intern handelsrekeningen afhandelt, speelt het een dubbele rol als verkoper van goederen en als crediteur, waarbij kredietvoorwaarden rechtstreeks aan klanten worden verstrekt zonder afhankelijk te zijn van externe financiële instellingen of externe kredietbronnen. Als gevolg hiervan zal uw bedrijf de verantwoordelijkheid op zich moeten nemen voor het kredietproces en de risico’s, die taken omvatten zoals het instellen van kredietlimieten, het beoordelen van kredietaanvragen, het toezicht houden op de inning van betalingen en een reeks andere taken.

Hier volgen enkele overwegingen waarmee u rekening moet houden bij de afweging of u handelsrekeningen wel of niet intern wilt afhandelen.

Hulpbronnen en tijdrovend : het intern beheren van handelsrekeningen vereist toegewijd personeel voor de kredietbeoordelingen, transactieverwerking, incasso van schulden en voortdurende monitoring. Deze medewerkers hebben ervaring nodig op het gebied van kredietbeheer, financiële analyse en relatiebeheer. Bovendien moet uw bedrijf kantoorruimte, apparatuur en software voor deze functies toewijzen, waardoor uw operationele kosten kunnen stijgen en investeringen op andere gebieden die groei, innovatie of concurrentievoordeel stimuleren, kunnen worden beperkt.

Vereiste expertise : Effectief handelsaccountbeheer vereist gespecialiseerde expertise. Het interne personeel moet een diepgaand inzicht hebben in kredietrisicobeoordeling, financiële analyse, naleving van de wetgeving en onderhandelingsvaardigheden. Het inhuren en behouden van dergelijk talent kan een uitdaging en kostbaar zijn. Fouten als gevolg van een gebrek aan expertise kunnen leiden tot financiële verliezen of de relaties met handelspartners beschadigen.

Beperkte schaalbaarheid : Naarmate uw bedrijf groeit of fluctuaties ervaart in het aantal klanten en verkopen, kan het intern beheren van handelskredieten een steeds grotere uitdaging worden. Voor het uitbreiden van het volume aan handelsrekeningen en transacties zijn mogelijk extra personeel en middelen nodig. Als u te snel opschaalt, kan dit de capaciteit van uw bedrijf om krediet effectief te beheren onder druk zetten. Bovendien kunt u problemen ondervinden bij het aanbieden van handelsaccounts aan nieuwe kopers vanwege het hoge risico dat daarmee gepaard gaat, waardoor het vermogen van uw bedrijf om op te schalen verder wordt belemmerd.

Blootstelling aan risico’s : Slecht beheerd intern handelskrediet kan uw bedrijf blootstellen aan hogere risico’s. Ontoereikende kredietbeoordelingen of soepele kredietvoorwaarden kunnen leiden tot vertraagde of niet-betalingen, wat uiteindelijk tot financiële verliezen kan leiden. Bovendien kan uw bedrijf moeite hebben om snel te reageren op veranderende economische omstandigheden of de financiële instabiliteit van klanten, waardoor het risico op dubieuze debiteuren toeneemt.

Kosten van niet-betaling : Wanneer een klant niet op tijd betaalt of zijn verplichtingen niet nakomt, kunnen de kosten die gepaard gaan met incasso en gerechtelijke stappen aanzienlijk zijn. Interne incasso-inspanningen zijn mogelijk niet zo effectief of efficiënt als die van gespecialiseerde bureaus, wat mogelijk kan leiden tot hogere kosten en langere invorderingstijden. Het gebruik maken van een handelskredietverzekeraar is een optie die verschillende niveaus van bescherming biedt tegen niet-betalingsrisico. Het gebruik van een dergelijke dienst brengt echter aanzienlijke kosten met zich mee en het beheren van een handelskredietverzekeringspolis kan tijdrovend en complex zijn.

Externe leveranciers

Handelsaccounts werken op verschillende manieren bij het gebruik van een externe provider, afhankelijk van de specifieke diensten die inbegrepen zijn en de mogelijkheden van de provider. Wanneer een externe leverancier wordt gebruikt om het aanbieden van handelsrekeningen te vergemakkelijken, zal deze doorgaans zorgdragen voor meerdere aspecten die betrokken zijn bij het beheer van deze rekeningen, zoals het onboarden van klanten, kredietrisicocontroles en het innen van betalingen. Hier zijn een paar dingen waarmee u rekening moet houden bij de beslissing of u handelsaccounts intern wilt aanbieden of wilt samenwerken met een externe aanbieder.

Ondersteuning voor verschillende juridische entiteiten: Het is belangrijk om een aanbieder te selecteren die een breed scala aan zakelijke klanten kan bedienen, omdat het uitbreiden van handelsrekeningen naar verschillende juridische entiteiten een uitdaging kan zijn om intern te faciliteren, maar ook een krachtige groeimotor kan zijn. Juridische entiteiten zoals bedrijven en eenmanszaken hebben verschillende risicoprofielen en financiële rapportagevereisten. Ze hebben ook verschillende juridische structuren, die van invloed zijn op de manier waarop crediteuren schulden kunnen innen in geval van wanbetaling.

Instelling en verificatie van handelsaccounts : externe leveranciers leveren de systemen en software om de identiteits- en kredietcontroles uit te voeren en potentiële risico’s te beperken. Dit omvat het verifiëren van de authenticiteit en kredietwaardigheid van de klanten door middel van processen zoals kredietcontroles en validatie van handelsreferenties.

Risicobeheer: Het beoordelen en beperken van kredietrisico’s staat centraal bij het beheer van handelsrekeningen. Externe aanbieders helpen bedrijven vaak bij het nemen van weloverwogen beslissingen over het verstrekken van krediet aan nieuwe handelspartners. Zij kunnen risicobeoordelingsrapporten verstrekken, advies geven over aanpassingen van het kredietbeleid en klanten helpen diversifiëren om de risicoconcentratie te verminderen.

Kredietvoorwaarden : Het vaststellen van kredietvoorwaarden is van fundamenteel belang bij het beheer van handelsrekeningen. De externe aanbieder helpt bij het definiëren van duidelijke en wederzijds overeengekomen betalingsvoorwaarden, kredietlimieten (het maximale kredietbedrag) en contractuele voorwaarden. Dit zorgt ervoor dat beide partijen hun verplichtingen en verantwoordelijkheden binnen de handelsrelatie begrijpen, waardoor de kans op geschillen wordt verkleind.

Kredietmonitoring : Continue monitoring van de kredietwaardigheid van klanten is cruciaal voor risicobeheer. De externe aanbieder gebruikt vaak verschillende tools en methoden om de financiële gezondheid van uw klanten te monitoren. Dit omvat het bijhouden van betalingsgeschiedenissen, kredietscores en financiële overzichten. Als er zich zorgwekkende veranderingen voordoen, zoals een verslechterende financiële stabiliteit, kan de aanbieder uw bedrijf waarschuwen of de kredietlimiet van de klant aanpassen, waardoor proactief risicobeheer mogelijk wordt.

Transactieverwerking : de provider helpt bij een soepele transactiestroom tussen uw bedrijf en zijn klanten. Dit omvat het genereren van facturen, het faciliteren van de betalingsverwerking (waaronder mogelijk online betalingsgateways) en het afstemmen van rekeningen. Door deze transactieaspecten af te handelen, zorgt de aanbieder voor nauwkeurige en tijdige betalingen, waardoor de administratieve lasten voor uw bedrijf worden verminderd.

Incasso van betalingen : Aanbieders helpen doorgaans bij het innen van schulden wanneer klanten niet aan hun betalingsverplichtingen voldoen. Dit kan het versturen van betalingsherinneringen omvatten, het onderhandelen van terugbetalingsplannen namens het bedrijf en het escaleren van incasso-inspanningen wanneer dat nodig is. De expertise van de aanbieder op dit gebied draagt bij aan het optimaliseren van de incasso.

Rapportage : Toegang tot nauwkeurige rapportage is essentieel voor een geïnformeerde besluitvorming. Aanbieders kunnen toegang bieden tot rapporten en analyses die inzicht bieden in de prestaties van handelsaccounts, betalingstrends en potentiële verbeterpunten. Deze rapporten helpen uw bedrijf bij het bepalen van de strategie en bij het nemen van datagestuurde beslissingen die de groei stimuleren.

Mondu’s Digital Trade Account-oplossing

Handelsaccounts zijn gebruikelijk in de offline B2B-verkoop en zijn vaak gereserveerd voor gevestigde klanten met duurzame relaties vanwege de aanzienlijke lasten die het beheer van deze accounts met zich meebrengt en de daaraan verbonden risico’s. Nu de B2B-e-commerce echter blijft groeien en de concurrentie tussen verkopers toeneemt, groeit de behoefte om online handelsaccounts aan te bieden aan nieuwe en gevestigde klanten.

Mondu’s Digital Trade Account-oplossing biedt B2B-handelaren en marktplaatsen een eenvoudige en risicovrije manier om op grote schaal handelsaccounts aan hun zakelijke klanten aan te bieden. Mondu voert kredietcontroles in realtime uit, wijst het juiste koopkrachtniveau toe aan klanten en consolideert alle bestellingen in één enkel overzicht. Verkopers profiteren ook van vooruitbetalingen na elke bestelling, samen met uitgebreide bescherming tegen wanbetalingen en volledige ondersteuning voor het innen en aanmanen van betalingen.

Deze functies stellen verkopers in staat om naadloos online handelsaccounts aan hun klanten aan te bieden, waardoor de aankoopfrequentie en uitgaven worden verhoogd en tegelijkertijd de operationele complexiteit en financiële risico’s worden beperkt. Omdat Mondu de vertrouwenskloof overbrugt, kunnen verkopers ook handelsaccounts aanbieden aan nieuwe klanten en deze omzetten in loyale kopers voor de lange termijn.

Hoe het Digitale Handelsaccount van Mondu werkt