Buy Now, Pay Later (BNPL)-betaalmethoden zijn onmisbaar geworden in zowel de B2C- als de B2B-sector: ongeveer 80% van de Duitsers vertrouwt op aankopen op rekening . De grote populariteit van kopen op rekening is te verklaren door de vele voordelen voor kopers.
Voor bedrijven brengt het echter risico’s met zich mee om hun klanten op rekening te laten kopen: laattijdige betaling met lastige incasso en aanmaning tot volledige wanbetaling. Om dit te voorkomen hebben bedrijven een debiteurenbeheersysteem nodig. Wat dit inhoudt en hoe goed debiteurenbeheer eruit ziet, leest u hieronder.
Overzicht van de elementen van debiteurenbeheer
- Kredietwaardigheid van potentiële klanten wordt voorafgaand aan de transactie gecontroleerd
- Er is een overzicht van de liquiditeitsinstromen
- Het risico op betalingsachterstanden en wanbetalingen wordt geminimaliseerd
- De cashflow is geoptimaliseerd
Wat houdt debiteurenbeheer in?
Debiteurenbeheer is een centrale functie in elke bedrijfsorganisatie. Het heeft een aanzienlijke impact op de cashflow, het werkkapitaal en de balans van de onderneming.
Eenvoudig gezegd zorgt debiteurenbeheer ervoor dat debiteuren hun facturen op tijd betalen. Het proces erachter is echter niet zo eenvoudig. Om ervoor te zorgen dat aan de betalingsvoorwaarden wordt voldaan, is het noodzakelijk om alle aankopen op factuur te documenteren en te controleren, wat verschillende stappen vereist.
Debiteurenbeheer stelt bedrijven in staat klanten in een vroeg stadium op de hoogte te stellen van naderende betalingstermijnen. Bij wanbetaling neemt zij het debiteuren- en aanmaningsproces over.
Hoe werkt debiteurenbeheer?
Debiteurenbeheer dekt stap voor stap het gehele factuurinkoopproces. Alle gegevens en betalingsdoelen worden gedocumenteerd en gecontroleerd: van kredietcontroles tot facturering en aanmaningen. Dit is de enige manier om de cashflow veilig te stellen van een bedrijf dat Buy Now Pay Later (BNPL)-betaalmethoden aanbiedt.
Het proces
- Kredietwaardigheid : Voordat een aankoop op rekening wordt goedgekeurd, wordt de betalingscapaciteit van de koper gecontroleerd. Dit is vooral belangrijk voor grotere bedragen, zoals die betrokken zijn bij B2B-zaken. Met name voor nieuwe klanten is een kredietcheck aan te raden, maar kan ook voor bestaande klanten discreet worden uitgevoerd.
- Facturering: Nadat een aankoop is gedaan met behulp van een BNPL-betaalmethode, wordt op basis van de ingediende gegevens een factuur gemaakt, die vervolgens naar de koper wordt verzonden en intern wordt opgeslagen.
- Documentatie: Om alle openstaande betalingen bij te houden, worden betalingstermijnen gedocumenteerd en gecontroleerd. Zodra een factuur is betaald, wordt deze als zodanig gemarkeerd.
- Herinnering: Indien een factuur niet binnen de betalingstermijn wordt betaald, wordt er een betalingsherinnering gestuurd. Om het risico van te late betaling te minimaliseren, kunnen kopers ook voor het einde van de betalingstermijn worden aangemaand. Dit deel van het proces staat centraal bij de debiteurenadministratie.
- Aanmaning: Als kopers niet voldoen aan betalingsverzoeken, start Accounts Receivable Management het aanmaningsproces. Als kopers ook na aanmaning niet betalen, wordt de zaak overgedragen aan een incassobureau.
Waarom is debiteurenbeheer zo belangrijk?
Voor cashflow
Bedrijven zijn afhankelijk van tijdige betaling van facturen. Het vermogen van een bedrijf om huidige kosten en facturen te betalen, hangt af van de cashflow en liquiditeit. Volgens het onderzoek ” The Domino Effect: the impact of late payments “, wordt negen procent van de facturen in de B2B-sector in Duitsland niet binnen de gebruikelijke betalingstermijn betaald. Door laattijdige betalingen lopen bedrijven jaarlijks 56 miljard euro cashflow mis . In het ergste geval leidt dit tot knelpunten of zelfs faillissement.
Voor klantloyaliteit
95% van de online shoppers zou graag online op rekening willen kunnen kopen. Wanneer bedrijven hun klanten een kortlopende financieringsoplossing aanbieden in de vorm van een aankoop op rekening, vergroten ze het gemak en het vertrouwen in het betalingsproces en daarmee automatisch het retentiepercentage. Vlotte communicatie verhoogt de klanttevredenheid verder: betrouwbaar debiteurenbeheer informeert kopers altijd over openstaande factuurbedragen en naderende betalingstermijnen.
Voor de werkdruk
De interne boekhouding van snelgroeiende bedrijven loopt al snel tegen haar grenzen aan met een hoog aantal bestellingen en facturen. Om de verantwoordelijke medewerkers te ontlasten is een extern debiteurenbeheersysteem een goede oplossing die zorgt voor tijdige betalingen van klanten en tegelijkertijd bespaart op middelen . Ook voor webwinkels met hoge verkoop- en factuurbedragen biedt debiteurenbeheer soelaas door facturatie en betaalverzoeken te vereenvoudigen. Hierdoor kunnen bedrijven zich focussen op hun core business.
Debiteurenbeheer met softwareoplossing
Met name B2B webshops hebben vaak hoge factuurbedragen te boeken, daarom is een perfect functionerende debiteurenbeheeroplossing hier extra belangrijk. Als de handmatige inspanning te veel wordt voor een bedrijf, kan intelligente software helpen. Het voordeel van software is dat handmatige taken zoals factureren en betalingsherinneringen verzenden eenvoudig kunnen worden geautomatiseerd, waardoor leveranciers veel tijd en middelen besparen.
Mondu biedt een digitale oplossing voor B2B webshops. Met Mondu kunnen bedrijven hun afnemers verschillende BNPL-betaalmethoden aanbieden in hun B2B-webshop. Leveranciers kunnen ook veel processen automatiseren, zoals betalingsherinneringen en aanmaningen door de integratie van Mondu in de webshop, waardoor handmatige inspanningen aanzienlijk worden verminderd en de cashflow wordt veiliggesteld. Mondu zorgt voor de communicatie met kopers in geval van betalingsachterstand en neemt het risico van niet-betaling op zich, waardoor bedrijven meer tijd overhouden voor essentiële zaken.
Mondus voordelen voor B2B E-Commerce en marktplaatsen:
- Realtime kredietcontrole. Binnen enkele seconden worden nieuwe en bestaande klanten gecontroleerd door ons algoritme – bij Mondu is het acceptatiepercentage >90%.
- Minder operationele belasting. Mondu ondersteunt handelaren bij het toewijzen van betalingen en vergemakkelijkt het aanmaningsproces, waardoor er meer tijd overblijft voor de kernactiviteiten.
- Eenvoudige integratie. U kunt Mondu naadloos integreren in het e-commerceplatform of winkelsysteem van uw keuze.
Meer weten over de betaaloplossingen van Mondu? We leren graag meer over uw bedrijf. Neem contact met ons op – en laten we het gesprek op gang brengen .
