Handelskonten für Unternehmen: Was sind sie und wie funktionieren sie?

Handelskonten haben seit Jahrhunderten dazu beigetragen, Business-to-Business-Transaktionen zu erleichtern. Ihre Wurzeln gehen auf alte Handelswege zurück, auf denen Kaufleute aus fernen Ländern auf Handelskredite angewiesen waren, um Seide, Gewürze und andere wertvolle Güter zu erhalten. Diese Kreditverträge ermöglichten es ihnen, wertvolle Rohstoffe zu erwerben, mit dem Versprechen, ihre Schulden bei Erreichen ihrer Ziele zu begleichen, was den florierenden interkontinentalen Handel ermöglichte.

Bis heute sind Handelskonten das Lebenselixier des B2B-Handels für Unternehmen in fast jeder Branche, in der es eine etablierte Beziehung zwischen Verkäufer*innen und Käufer*innen gibt. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen die Schlüsselelemente von Handelskonten, damit Sie verstehen, was sie sind, wie sie funktionieren und wie Sie diese Ihren Kund*innen anbieten können.

Was ist ein Handelskonto für Unternehmen?

Ein Handelskonto für Unternehmen, das oft als „Geschäftskonto“ oder „Trade Account“ bezeichnet wird, ist eine finanzielle Vereinbarung zwischen einem Unternehmen und seinen Kund*innen. Es ermöglicht Kund*innen, im Laufe der Zeit mehrere Bestellungen innerhalb eines zugewiesenen Kreditlimits aufzugeben und die Zahlung für einen vorgegebenen Zeitraum aufzuschieben.

Hier ist ein kurzes Beispiel:

Nehmen wir an, Sie besitzen eine Bauzulieferfirma namens „BuildPro Supplies“. Sie bieten einem lokalen Bauunternehmen namens „Solid Builders Inc.“ ein Handelskonto an. Mit diesem Handelskonto kann Solid Builders Inc. den ganzen Monat über auf Kredit wiederholt Baumaterialien und Zubehör von Ihrem Unternehmen kaufen. Sie können diese Einkäufe gemeinsam abwickeln, anstatt für jede Bestellung separat zu bezahlen. Solid Builders Inc. erhält die Materialien und Lieferungen, die sie benötigen, um ihre Projekte abzuschließen und eine Rechnung mit einem Fälligkeitsdatum zu erhalten, in der Regel mit einer Zahlungsfrist von 30 Tagen. Wenn Solid Builders Inc. beispielsweise eine Lieferung von Holz, Beton und Stahl für ein neues Projekt benötigt, können sie diese Materialien bei BuildPro Supplies bestellen und bei ihren Bauarbeiten verwenden. Sie müssen zum Zeitpunkt des Kaufs keine sofortige Zahlung leisten. Stattdessen haben sie eine Nachfrist, um die Materialien in ihrem Projekt zu verwenden und dann BuildPro Supplies für die Materialien gemäß den vereinbarten Nettobedingungen zu bezahlen.

Diese Handelskontenvereinbarung ermöglicht es Bauunternehmen wie Solid Builders Inc. ihren Cashflow effektiv zu verwalten und sicherzustellen, dass sie über die notwendigen Materialien für ihre Projekte verfügen, ohne ihre Mittel an Vorauszahlungen zu binden. Es fördert zusätzlich eine für beide Seiten vorteilhafte Beziehung zwischen Lieferanten wie BuildPro Supplies und ihren Kund*innen aus der Bauindustrie.

Wie funktionieren Handelskonten?

Handelskonten dienen als wertvolles Instrument für Unternehmen jeder Größe. Es gibt jedoch viele Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, wenn es darum geht, wie Ihr Unternehmen diese Konten anbietet. Unternehmen haben zwei Hauptoptionen: die Systeme für die Bereitstellung von Handelskonten selbst zu entwickeln und zu verwalten oder diese Systeme und die Verwaltung an einen Drittanbieter auszulagern.

Hausintern

Wenn Ihr Unternehmen Handelskonten intern abwickelt, übernimmt es eine doppelte Rolle sowohl als Verkäufer von Waren als auch als Gläubiger und erweitert die Kreditbedingungen direkt auf Kund*innen, ohne sich auf externe Finanzinstitute oder Kreditquellen von Drittanbietern zu verlassen. Folglich muss Ihr Unternehmen die Verantwortung für den Kreditprozess und die Risiken übernehmen, was Aufgaben wie die Festlegung von Kreditlimits, die Bewertung von Kreditanträgen, die Überwachung des Zahlungseinzugs und eine Reihe anderer Aufgaben umfasst.

Hier sind ein paar Überlegungen, die Sie beachten sollten, wenn Sie abwägen, ob Sie Handelskonten intern abwickeln sollen oder nicht.

Ressourcen- und zeitintensiv: Die interne Verwaltung von Handelskonten erfordert engagiertes Personal, das sich um Bonitätsbeurteilungen, Transaktionsabwicklung, Inkasso und laufende Kontrollen kümmert. Diese Mitarbeitenden benötigen Erfahrung in den Bereichen Kreditmanagement, Finanzanalyse und Beziehungsmanagement. Darüber hinaus muss Ihr Unternehmen Büroräume, Ausrüstung und Software für diese Funktionen bereitstellen, was Ihre Betriebskosten erhöhen und Investitionen in anderen Bereichen begrenzen kann, die Wachstum, Innovation oder Wettbewerbsvorteile fördern.

Erforderliches Fachwissen: Ein effektives Handelskonto-Management erfordert spezialisiertes Fachwissen. Die internen Mitarbeitenden müssen die Kreditrisikobewertung, die Finanzanalyse, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Verhandlungsfähigkeiten gründlich verstehen. Solche Fachkräfte einzustellen und zu halten, kann schwierig und kostspielig sein. Fehler aufgrund mangelnder Expertise können zu finanziellen Verlusten führen oder die Handelspartnerbeziehungen schädigen.

Eingeschränkte Skalierbarkeit: Wenn Ihr Unternehmen wächst oder Kund*innen- und Umsatzschwankungen unterliegt, kann die interne Verwaltung von Handelskrediten zu einer immer größeren Herausforderung werden. Die Erweiterung des Volumens von Handelskonten und Transaktionen kann zusätzliches Personal und Ressourcen erfordern. Eine zu schnelle Skalierung kann die Fähigkeit Ihres Unternehmens, Kredite effektiv zu verwalten, belasten. Darüber hinaus können Sie aufgrund des hohen Risikos Schwierigkeiten haben, neuen Käufer*innen Handelskonten anzubieten, was die Skalierbarkeit Ihres Unternehmens weiter einschränkt.

Risikoexposition: Schlecht verwaltete Handelskredite im eigenen Haus können Ihr Unternehmen höheren Risiken aussetzen. Unzureichende Bonitätsprüfungen oder nachsichtige Kreditbedingungen können zu Zahlungsverzögerungen oder -ausfällen führen, die letztlich finanzielle Verluste nach sich ziehen. Außerdem kann es für Ihr Unternehmen schwierig sein, schnell auf veränderte wirtschaftliche Bedingungen oder die finanzielle Instabilität von Kund*innen zu reagieren, was das Risiko von Forderungsausfällen erhöht.

Kosten der Nichtzahlung: Wenn ein Kunde Zahlungen nicht rechtzeitig leistet oder seine Verpflichtungen nicht erfüllt, können die mit dem Inkasso und rechtlichen Schritten verbundenen Kosten erheblich sein. Die internen Inkassobemühungen sind möglicherweise nicht so effektiv oder effizient wie die von spezialisierten Agenturen angebotenen, was möglicherweise zu höheren Kosten und längeren Erholungszeiten führt. Wer einen Warenkreditversicherer in Anspruch nimmt, kann sich in unterschiedlichem Maße gegen das Zahlungsausfallrisiko absichern. Die Nutzung eines solchen Dienstes ist jedoch mit erheblichen Kosten verbunden, und die Verwaltung einer Warenkreditversicherung kann zeitaufwändig und komplex sein.

Drittanbieter

Handelskonten funktionieren bei der Nutzung eines Drittanbieters auf verschiedene Weise, abhängig von den spezifischen enthaltenen Dienstleistungen und den Fähigkeiten des Anbieters. Wird ein Drittanbieter mit der Bereitstellung von Handelskonten beauftragt, kümmert er sich in der Regel um mehrere Aspekte der Verwaltung dieser Konten, z. B. die Aufnahme von Kund*innen, die Prüfung des Kreditrisikos und den Einzug von Zahlungen. Hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie entscheiden, ob Sie Handelskonten intern anbieten oder mit einem Drittanbieter zusammenarbeiten möchten.

Unterstützung für verschiedene juristische Personen: Es ist wichtig, einen Anbieter auszuwählen, der ein breites Spektrum von Geschäftskund*innen bedienen kann, da die Ausweitung von Handelskonten auf verschiedene juristische Personen eine Herausforderung darstellen kann, aber auch ein starker Wachstumshebel sein kann. Juristische Personen wie Kapitalgesellschaften und Einzelunternehmer haben unterschiedliche Risikoprofile und Anforderungen an die Finanzberichterstattung. Sie haben auch unterschiedliche rechtliche Strukturen, was sich darauf auswirkt, wie Gläubiger Schulden im Falle eines Zahlungsausfalls einziehen können.

Einrichtung und Überprüfung von Handelskonten: Drittanbieter liefern die Systeme und Software, um die Identitäts- und Bonitätsprüfungen durchzuführen und potenzielle Risiken zu mindern. Dazu gehört die Überprüfung der Echtheit und Bonität der Kund*innen durch Prozesse wie Bonitätsprüfungen und Validierung von Handelsreferenzen.

Risikomanagement: Die Bewertung und Minderung des Kreditrisikos ist von zentraler Bedeutung für die Verwaltung von Handelskonten. Drittanbieter unterstützen Unternehmen häufig dabei, fundierte Entscheidungen über die Kreditvergabe an neue Handelspartner zu treffen. Sie können Risikobewertungsberichte bereitstellen, Leitlinien für Anpassungen der Kreditpolitik bieten und zur Diversifizierung der Kund*innen beitragen, um die Risikokonzentration zu reduzieren.

Kreditbedingungen: Die Festlegung von Kreditbedingungen ist von grundlegender Bedeutung für die Verwaltung von Handelskonten. Der Drittanbieter hilft bei der Definition klarer und einvernehmlich vereinbarter Zahlungsbedingungen, Kreditlimits (der Höchstbetrag des gewährten Kredits) und Vertragsbedingungen. Dadurch wird sichergestellt, dass beide Parteien ihre Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten im Rahmen der Handelsbeziehung verstehen, was das Potenzial für Streitigkeiten verringert.

Kreditüberwachung: Kontinuierliche Überwachung der Kundenkreditwürdigkeit ist entscheidend für das Risikomanagement. Der Drittanbieter verwendet häufig verschiedene Tools und Methoden, um die finanzielle Situation Ihrer Kund*innen zu überwachen. Dazu gehört die Verfolgung von Zahlungserfahrungen, Kreditbewertungen und Finanzberichten. Wenn es zu Änderungen kommt, die die finanzielle Stabilität beeinträchtigen, kann der Anbieter Ihr Unternehmen benachrichtigen oder das Kreditlimit des Kunden anpassen, um ein proaktives Risikomanagement zu ermöglichen.

Transaktionsabwicklung: Der Anbieter unterstützt den reibungslosen Ablauf der Transaktionen zwischen Ihrem Unternehmen und seinen Kund*innen. Dazu gehören die Erstellung von Rechnungen, die Erleichterung der Zahlungsabwicklung (einschließlich Online-Zahlungsgateways) und der Abgleich von Konten. Durch die Abwicklung dieser Transaktionsaspekte gewährleistet der Anbieter genaue und pünktliche Zahlungen und reduziert den Verwaltungsaufwand für Ihr Unternehmen.

Inkasso: Anbieter helfen in der Regel beim Inkasso, wenn Kund*innen ihren Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommen. Dies kann bedeuten, dass sie Zahlungserinnerungen versenden, im Namen des Unternehmens Rückzahlungspläne aushandeln und bei Bedarf Inkassobemühungen einleiten. Die Expertise des Anbieters in diesem Bereich trägt zur Optimierung der Forderungseintreibung bei.

Berichterstattung: Der Zugriff auf eine genaue Berichterstattung ist für eine fundierte Entscheidungsfindung unerlässlich. Anbieter können Zugang zu Berichten und Analysen bieten, die Einblicke in die Performance von Handelskonten, Zahlungstrends und potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten bieten. Diese Berichte helfen Ihrem Unternehmen, Strategien zu entwickeln und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, die das Wachstum vorantreiben.

Mondus Lösung: Der Digitale Trade Account

Handelskonten sind im Bereich des Offline-B2B-Vertriebs üblich und aufgrund der erheblichen Belastung durch die Verwaltung dieser Konten und der damit verbundenen Risiken häufig etablierten Kunden mit dauerhaften Beziehungen vorbehalten. Da der B2B-E-Commerce jedoch weiter wächst und der Wettbewerb zwischen Händlern zunimmt, besteht ein wachsender Bedarf, neuen und bestehenden Kund*innen Online-Handelskonten anzubieten.

Mondus Digitaler Trade Account bietet B2B-Händlern und Marktplätzen eine einfache und risikofreie Möglichkeit, ihren Geschäftskund*innen Handelskonten in großem Maßstab anzubieten. Mondu wickelt Bonitätsprüfungen in Echtzeit ab, ordnet den Kund*innen die entsprechende Kaufkraft zu und fasst alle Bestellungen in einer einzigen Abrechnung zusammen. Händler profitieren außerdem von Vorauszahlungen nach jeder Bestellung sowie einem umfassenden Schutz vor Zahlungsausfällen und einer vollständigen Unterstützung beim Inkasso und Mahnwesen.

Diese Funktionen ermöglichen es Händlern, ihren Kund*innen nahtlos Online-Handelskonten anzubieten, was die Kaufhäufigkeit und die Ausgaben erhöht und gleichzeitig die betriebliche Komplexität und die finanziellen Risiken verringert. Da Mondu die Vertrauenslücke schließt, können Händler auch Neukund*innen Handelskonten anbieten und sie zu treuen, langfristigen Käufer*innen machen.

So funktioniert der von Mondu aktivierte Digitale Trade Account