Da der Rechnungskauf die beliebteste Zahlungsmethode bei B2B-Käufer*innen ist, sollten Händler*innen und Marktplätze nicht darüber nachdenken, ob sie ihrer Kundschaft diese Option anbieten sollen, sondern wie sie dies tun können.
Händler*innen haben hierfür zwei Möglichkeiten: Sie können den Rechnungskauf intern verwalten oder an einen externen Zahlungsdienstleister auslagern. In diesem Artikel schauen wir uns beide Möglichkeiten genauer an und diskutieren ihre Vor- und Nachteile.
Der Rechnungskauf-Prozess
Der Rechnungskauf ist mehr als nur das Schreiben einer Rechnung. B2B-Händler*innen müssen sich der verschiedenen Faktoren bewusst sein, die eine erfolgreiche Abwicklung dieser Zahlungsmethode ermöglichen.
- Identitätsprüfung, Scoring, Bonitätsprüfung
- Risikomanagement
- Debitorenmanagement
- Mahnwesen, Inkasso
Rechnungen intern verwalten oder auslagern?
Ob es für ein Unternehmen sinnvoll ist, den Rechnungszahlungsverkehr intern zu verwalten oder an einen Zahlungsanbieter auszulagern, hängt von verschiedenen Faktoren ab, z. B. von der Größe des Unternehmens, seinem Umsatzvolumen, seiner finanziellen Erfahrung und seinem Kundenstamm. Beide Optionen haben Vor- und Nachteile, die im Folgenden anhand der folgenden Aspekte beleuchtet werden: Kontrolle, Aufwand, Kosten und Risiko.
Rechnungskauf intern verwalten
Der große Vorteil für B2B-Unternehmen, die den Rechnungskauf selbst verwalten, besteht darin, dass sie die vollständige Kontrolle behalten und den Kund*innen in allen Phasen des Kaufprozesses eine direkte Beziehung zu ihrem Unternehmen ermöglichen. Allerdings gibt es auch erhebliche Nachteile, die es zu beachten gilt:
Risiko von Zahlungsausfällen
Selbst bei sorgfältiger Überprüfung kann es vorkommen, dass einige Kund*innen ihre Rechnungen nicht bezahlen, was zu Forderungsausfällen führt und sich negativ auf den Cashflow auswirkt. Um dieses Risiko der verspäteten oder ausbleibenden Zahlung zu vermeiden, müssen Händler*innen über ein gut funktionierendes Forderungsmanagement verfügen, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen korrekt erstellt werden und die Zahlungen pünktlich eingehen. Dies erfordert eine sorgfältige Überwachung der ausstehenden Zahlungen und eine schnelle Reaktion auf Zahlungsverzug.
Zeit- und Personalbedarf
Die eigenständige Verwaltung des Rechnungskaufs erfordert auch einen erheblichen Zeitaufwand. Dies hat zur Folge, dass Unternehmen entweder zusätzliches Personal einstellen müssen, was zusätzliche Kosten verursacht, oder dass das vorhandene Personal Aufgaben in anderen Geschäftsbereichen vernachlässigt. Das Debitorenmanagement erfordert ein hohes Maß an Aufmerksamkeit, Sorgfalt und Zeit!
Fehlende Daten
Um die Kreditwürdigkeit von Kund*innen angemessen beurteilen zu können, ist eine große Menge an Daten erforderlich, über die viele B2B-Händler*innen häufig nicht verfügen. Dies kann zum einen das Risiko von Zahlungsausfällen erhöhen, wenn Kund*innen ohne ordnungsgemäße Prüfung zugelassen werden, und zum anderen dazu führen, dass Kund*innen fälschlicherweise abgelehnt werden oder die Bonitätsprüfung zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Dies kann dazu führen, dass die Kund*innen den Kaufprozess vorzeitig abbrechen und zu einem Mitbewerber wechseln. Beide Möglichkeiten können zu Umsatzeinbußen für den Händler führen.
Rechnungskauf auslagern
Wenn ein Dienstleister mit der Verwaltung von Rechnungen beauftragt wird, können Kosten anfallen, über die sich B2B-Händler*innen im Vorfeld genau informieren sollten. Einige dieser Kosten sind:
- Transaktionsgebühren: Der Dienstleister erhebt möglicherweise eine Gebühr für jede Transaktion. Diese Gebühr kann je nach Umfang, Komplexität und Anzahl der Transaktionen variieren.
- Servicegebühren: Einige Anbieter erheben möglicherweise eine Servicegebühr für besondere Dienstleistungen.
- Monatliche Gebühren: Der Anbieter kann monatliche Gebühren für die Nutzung seines Systems und seiner Technologie erheben.
- Gebühren für die Währungsumrechnung: Es kann eine Währungsumrechnungsgebühr anfallen, wenn eine Transaktion in einer anderen Währung als der Standardwährung des Anbieters durchgeführt wird.
- Einrichtungsgebühren: Der Anbieter der Zahlung kann eine einmalige Einrichtungsgebühr für die Integration erheben.
Die Beauftragung eines auf den Rechnungskauf für B2B-Transaktionen spezialisierten Dienstleisters kann Händler*innen jedoch erhebliche Vorteile bringen, so dass sich die anfallenden Kosten finanziell lohnen.
Risiko von Zahlungsausfällen abgeben
B2B-Händler*innen eliminieren das Risiko eines Zahlungsausfalls, wenn sie einen Zahlungsanbieter nutzen. Sie erhalten den Rechnungsbetrag nach einem Kauf direkt vom Anbieter, der im Falle eines Zahlungsausfalls die unbezahlten Rechnungen eintreibt.
Mehr Zeit fürs Unternehmenswachstum
Neben den finanziellen Aspekten spielt auch der Zeitaufwand für das Debitorenmanagement eine große Rolle bei der Entscheidung für einen Zahlungsanbieter. Wenn der Zahlungsdienstleister die Bearbeitung von Rechnungskäufen übernimmt, haben die Händler*innen mehr Zeit und Ressourcen, um sich auf andere wichtige Aspekte ihres Geschäfts zu konzentrieren.
Mehr Daten für mehr Sicherheit
Ein Zahlungsdienstleister hat Zugang zu vielen Daten, so dass Kund*innen vor der Genehmigung umfassend geprüft werden können. Durch den Zugriff auf diese Daten können Bonitäts- und Identitätsprüfungen präzise und schnell durchgeführt werden, was zu höheren Genehmigungsquoten für bestehende und neue Kund*innen führt.
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Rechnungen selbst managen oder auslagern
In der folgenden Liste finden Sie alle besprochenen Argumente. Entscheiden Sie selbst, ob sich für Ihr Unternehmen ein Anbieter lohnt oder ob Sie den Rechnungskauf intern verwalten möchten.
| Selbstmanagement | Auslagerung | |
|---|---|---|
| Kontrolle | + Volle Kontrolle und direkter Kontakt zu Kund*innen | – Einbindung einer dritten Partei in die Kundenbeziehung + Wahl eines erfahrenen Anbieters für die professionelle Bewältigung der Aufgabe + Kontrolle und Sichtbarkeit durch ein Dashboard, über das Sie Zugriff auf die Rechnungsverwaltung haben |
| Aufwand | – Personalbedarf für die Bonitäts- und Risikoprüfung sowie das Inkasso und Mahnwesen | + Risiko und Kredit werden von Experten erledigt. Dies führt zu schnelleren und höheren Bewilligungen + Abgabe von Inkasso und Mahnwesen |
| Risiko | – Begrenztes Datenmaterial erschwert die eigenständige Durchführung von Bonitätsprüfungen – Kosten für Forderungs- / Zahlungsausfälle | + Anbieter ist Spezialist für die Durchführung von Prüfungen + Anbieter übernimmt das Ausfallrisiko + Vorauszahlung durch den Anbieter |
| Kosten | + Keine Bearbeitungsgebühren – Eigenes Personal für das Debitorenmanagement und insbesondere für das Inkasso und Mahnwesen | – Mögliche Gebühren, die für die Händler*innen anfallen + Einige Gebühren können an die Käufer*innen abgegeben werden + Einsparung von interner Arbeitskraft |
Insgesamt lässt sich sagen, dass es für die meisten B2B-Händler*innen und Marktplätze sinnvoll ist, die Prozesse für den Rechnungskauf an einen Dienstleister auszulagern, da dies den Teams viel Zeit und Aufwand sowie das immense Risiko von Zahlungsausfällen erspart.
